La pantalla Usuarios de Portail ZAPP (menú Administración › Usuarios y accesos › Usuarios) sirve para crear, editar, desactivar y desbloquear las cuentas. Está reservada a los Administradores.
La lista de usuarios
La lista muestra el email, el nombre, la Fuente (Local, Active Directory, Microsoft 365), el Estado (Activo, Bloqueado, Desactivado) y el Último acceso de cada cuenta. Filtra por estado y por fuente; si el módulo Organizaciones está instalado, se añaden una columna y un filtro Organización.
Cuando el módulo Cuadrículas de datos está instalado, la lista es una cuadrícula: selecciona una fila y usa los botones de la barra (Editar, Desactivar, Desbloquear, Reactivar). Si no, cada fila lleva sus propios botones.
Crear una cuenta
Haz clic en + Nuevo usuario e indica:
- Usuario y Email (obligatorios; un usuario ya en uso se rechaza);
- Nombre y Apellido;
- Fuente de identidad: Local para una cuenta que inicia sesión con una contraseña de Portail ZAPP, Active Directory o Microsoft 365 para una cuenta que inicia sesión mediante el directorio de la empresa;
- Contraseña (cuentas locales): debe cumplir la política de contraseñas de la instancia (longitud y tipos de caracteres configurables, ver «Proteger el inicio de sesión»).
La cuenta se crea activa. No hay invitación por correo: comunica a la persona su usuario y su contraseña, o deja que use «Contraseña olvidada».
Importar cuentas
Importar abre la importación de un archivo CSV (fila de encabezado obligatoria; separador coma o punto y coma). Las columnas reconocidas son Email, Login, FirstName, LastName, DisplayName, PhoneOffice, PhoneMobile, EmployeeId, IdentitySource y, si el módulo Organizaciones está instalado, OrganizationCode y OrganizationRole (Member por defecto, o Referent). El correo es obligatorio; el login es el correo por defecto.
Elige el Modo de importación:
- CreateOnly y SkipExisting se comportan igual: se crean las cuentas nuevas y se ignoran las existentes;
- UpdateExisting actualiza las cuentas existentes y crea las nuevas.
El informe indica las cuentas Creados, Actualizados y Omitidos, y lista las Líneas rechazadas con su motivo (correo ausente o no válido, organización desconocida o inactiva, usuario ya vinculado a otra organización…). Una línea con error no bloquea las demás.
Editar una cuenta
Editar abre la ficha de la cuenta en una ventana:
- datos (nombre para mostrar, teléfonos, ID empleado); el usuario y el email de una cuenta que viene de un directorio los gestiona el directorio;
- Grupos: añade o quita los grupos de la cuenta. Los grupos con un candado los gestiona una regla de grupo de organización (ver «Sincronizar grupos con las organizaciones»): no se modifican aquí;
- Organización y rol, en lectura, si el módulo Organizaciones está instalado.
Contraseña
Restablecer contraseña fija una nueva contraseña, que debe cumplir las reglas de complejidad. Solo es posible para una cuenta Local: una cuenta de directorio se autentica en otro lugar. El restablecimiento también levanta un bloqueo debido a contraseñas erróneas.
A una cuenta de directorio que aún tenga una contraseña local se le puede quitar: Quitar la contraseña local (motivo obligatorio, conservado en el registro de auditoría). La cuenta solo inicia sesión entonces mediante su fuente de identidad.
Autenticación de dos factores
La sección Autenticación de dos factores indica si el segundo factor está configurado y si es obligatorio en esta instancia.
- Restablecer 2FA elimina el segundo factor, los dispositivos de confianza y las sesiones abiertas: el usuario lo vuelve a configurar en su próximo inicio de sesión. Si la contraseña también puede estar comprometida, restablécela igualmente.
- Conceder la exención permite a una cuenta iniciar sesión sin segundo factor cuando es obligatorio, hasta una fecha elegida (30 días como máximo). Terminar la exención la retira antes de tiempo.
Cada acción pide un motivo, conservado en el registro de auditoría.
La pantalla Exenciones 2FA (botón en la parte superior de la lista) lista las exenciones en curso: usuario, fecha de fin, motivo, quién la concedió y cuándo. Cada exención termina en su fecha.
Responsables
El botón Responsables e historial de la ventana de edición abre la página de responsables de la cuenta. Un vínculo une la cuenta con un responsable durante un periodo (desde… hasta…, sin incluir la fecha de fin):
- Jerárquico: un solo responsable en una fecha dada. Para cambiar de responsable, finaliza el vínculo en curso y añade el nuevo a partir de la misma fecha;
- Funcional: varios responsables a la vez (organización matricial). La pantalla Tipos de vínculo te permite añadir otros tipos.
La página muestra los responsables de hoy y todo el historial, con el origen de cada vínculo: introducido a mano, Microsoft 365, Active Directory o Google Workspace. Un vínculo no puede convertir una cuenta en responsable de su propio responsable, directamente o no, sea cual sea el tipo de los vínculos (jerárquico o funcional): Portail ZAPP rechaza cualquier bucle.
Las sincronizaciones de directorio pueden rellenar el responsable jerárquico, si el administrador lo ha activado. Un vínculo bloqueado (candado) nunca se modifica por una sincronización: es lo que ocurre por defecto con un vínculo introducido a mano. Desbloquéalo si el directorio debe ser la referencia.
Desactivar, reactivar, desbloquear
La cuenta Sistema aparece en la lista, desactivada. Es la solicitante de las solicitudes creadas automáticamente por un disparador, nunca inicia sesión, no ocupa ningún puesto de licencia y no se propone en ninguna lista de selección de usuarios. No se puede modificar, reactivar ni eliminar.
- Desactivar impide que la cuenta inicie sesión y la desconecta de inmediato: sus sesiones abiertas y su acceso por la API se cortan en su siguiente petición (como máximo 30 segundos después si Portail ZAPP se ejecuta en varias instancias). Sus datos y su historial se conservan. Una cuenta desactivada por la sincronización de directorio (Active Directory, Microsoft 365) se corta del mismo modo. En la cuadrícula, eliminar una fila desactiva la cuenta: no se borra nada.
- Reactivar devuelve el acceso a una cuenta desactivada.
- Desbloquear devuelve a Activo una cuenta con el estado Bloqueado y pone a cero su contador de intentos fallidos. Este estado nunca se pone automáticamente: es un bloqueo decidido por un administrador (por ejemplo, al importar). Dura hasta este desbloqueo o hasta un restablecimiento de la contraseña hecho por un administrador; «Contraseña olvidada» no lo levanta.
Tras varias contraseñas erróneas, el inicio de sesión queda bloqueado durante un tiempo limitado y luego se desbloquea solo; el usuario recibe un correo. Este bloqueo temporal no cambia el estado, que sigue siendo Activo: por eso no aparece el botón Desbloquear. Para desbloquearlo enseguida, restablece su contraseña (el propio usuario también puede usar «Contraseña olvidada»).
Trazabilidad
Cada creación, modificación, desactivación, reactivación, desbloqueo, restablecimiento de contraseña, importación y anonimización de una cuenta se anota en el Registro de auditoría, con su autor, su dirección IP y, en una modificación, los campos cambiados (antes y después). También figuran las cuentas creadas, desactivadas o reactivadas por la sincronización de directorio. Una contraseña no aparece nunca.
Restitución de material
Si el módulo Gestión de activos está instalado y la lista es una cuadrícula, el botón Restitución de material abre la lista de los activos asignados a la persona seleccionada, que hay que recuperar cuando se va (ver la página «Gestionar los activos»).
Ver también
- «Gestionar los grupos» y «Configurar los permisos»: lo que una cuenta puede ver y hacer depende de sus grupos.
- Las reglas de contraseña, de bloqueo y de autenticación de dos factores se configuran en la administración de la autenticación.