Le module Gestion des actifs de Portail ZAPP tient le parc matériel et logiciel : postes, serveurs, équipements réseau, véhicules, mobilier, licences logicielles. Les écrans sont réservés aux administrateurs et au groupe Gestionnaires d'actifs ; ce groupe n'a pas besoin d'accès aux écrans génériques de la CMDB.
Liste des actifs
La page Actifs (/assets) liste les actifs de tous types (un portable, un serveur ou un véhicule est un type d'actif), avec leur statut, la personne à qui ils sont affectés et leur fin de garantie. La recherche ignore la casse et les accents. La liste s'arrête aux 500 premiers résultats : affinez la recherche si un bandeau le signale.
Fiche et formulaire d'un actif
La fiche d'un actif montre toutes ses informations, ses fichiers, ses relations (service hébergé, emplacement, contrat…) et l'historique de ses modifications. Le bouton Modifier n'apparaît que si vous avez le droit de modifier ce type d'actif.
Un actif remonté par un connecteur d'inventaire (Ivanti Neurons, Neurons for MDM, Intune, GLPI…) a, en tête de fiche, un résumé : système, processeur, mémoire, stockage total et part libre, utilisateur principal, date de la dernière remontée et sources qui l'ont vu. La fiche est alors organisée en onglets : Vue d'ensemble (les informations, fichiers, relations et l'historique), Matériel (disques avec leur occupation, interfaces réseau), Logiciels (avec un champ Filtrer qui ne tient compte ni des majuscules ni des accents) et Sources. Un onglet vide n'est pas affiché, et l'adresse de la page garde l'onglet ouvert. Les disques, interfaces et logiciels n'apparaissent plus parmi les relations.
Le formulaire Nouveau / Modifier regroupe les champs par thème : identification, acquisition et coûts, affectation et localisation, pièce jointe, puis les champs ajoutés par votre administrateur. Vous y choisissez le type de l'actif (actif générique ou l'un de ses sous-types) et ses rattachements (emplacement, département, centre de coût). Un champ obligatoire vide ou une valeur hors liste est signalé en haut du formulaire, et rien n'est enregistré.
Le champ Contrat n'existe que si le module Gestion des contrats est installé.
La pièce jointe accepte plusieurs fichiers, déposés une fois l'actif créé : sur la fiche (section Fichiers) ou dans le formulaire Modifier, glissez les fichiers sur la zone de dépôt ou cliquez dessus pour les choisir. L'envoi part aussitôt, sans perdre votre saisie. Cliquez sur un nom pour télécharger le fichier, sur la croix pour le retirer. Les types acceptés et la taille maximale (50 Mo par défaut) sont ceux de l'instance ; 20 fichiers au plus par envoi.
Réserver un actif
La réservation d'un actif sur une période est décrite dans la page « Réserver un actif ».
Alertes
Chaque jour, trois tâches préviennent avant une échéance :
- AssetWarrantyExpiryCheck : fin de garantie d'un actif (un ticket peut être créé si le Service Desk est installé) ;
- AssetInspectionExpiryCheck : prochaine échéance d'un contrôle réglementaire (contrôle électrique, inspection de véhicule…) ;
- SoftwareLicenseExpiryCheck : expiration d'une licence logicielle.
Les e-mails utilisent les modèles asset-warranty-alert, asset-inspection-alert et software-license-expiry-alert, modifiables dans l'administration des modèles.
Liste de restitution du matériel
Depuis la liste des utilisateurs, le bouton Restitution matériel ouvre la liste des actifs affectés à la personne choisie, à remettre lors de son départ. Elle s'exporte en CSV et en PDF (modèle asset-return-list). Elle est purement informative : elle ne bloque pas la désactivation du compte.
Tableau de bord et écran ACS
Le tableau de bord Asset Manager réunit les indicateurs du parc (actifs en service, valeur d'achat, contrats actifs et échéances si la Gestion des contrats est installée), la répartition des actifs par statut ou par emplacement et les fins de garantie à 30, 60 et 90 jours.
Dans l'écran ACS, le dossier Actifs présente l'arbre des types d'actif ; chaque type liste ses actifs, sous-types compris.