Approuver et planifier les changements

Cette page s'adresse aux membres du CAB (comité consultatif des changements) et de l'ECAB (son équivalent pour les urgences), et à ceux qui pilotent le calendrier des changements dans Portail ZAPP.

Qui approuve ?

un changement normal est approuvé par le CAB ;
un changement d'urgence est approuvé par l'ECAB ;
un changement standard n'est pas soumis à approbation : sa soumission vaut approbation ;
les administrateurs peuvent toujours décider.

Le plan de rollback est exigé dès l'envoi en approbation d'un changement normal ou d'urgence.

Décider depuis la fiche

Un changement entre en approbation quand on clique sur Envoyer en approbation, depuis l'état Soumis ou En évaluation. La section Approbation de sa fiche montre l'étape en attente (En attente depuis…) et l'historique des décisions.

Si le type du changement porte un circuit d'approbation (CAB et ECAB sont fournis ; l'administrateur peut les enrichir : plusieurs niveaux, conditions sur le risque, délais, délégation), seuls les approbateurs désignés par l'étape en cours peuvent trancher. Les autres voient Cette validation attend un autre approbateur. Quand le circuit conclut, le changement passe automatiquement Approuvé ou Rejeté.
Sans circuit, c'est une Approbation directe : un membre du comité clique sur Approuver ou Rejeter.

Un Commentaire (facultatif) accompagne chaque décision. Si des conflits ou une période de gel concernent la fenêtre du changement, la section le rappelle (Voir le détail) au moment de décider.

Si aucun circuit ne tourne pour un changement en approbation (circuit ajouté au type après coup, ou interrompu par une erreur), la fiche l'indique et le comité décide directement avec Approuver / Rejeter : un changement ne reste jamais bloqué. Une panne du circuit n'est jamais traitée comme un refus.

Les approbateurs désignés reçoivent une notification de demande d'approbation ; le demandeur et le responsable de la mise en œuvre sont prévenus de la décision.

Le widget Changements en attente de ma décision liste les validations qui vous attendent et les décisions directes de votre comité, y compris les urgences à régulariser (badge A posteriori).

Régulariser une urgence

Un changement d'urgence mis en œuvre avant l'approbation de l'ECAB doit être régularisé : le circuit ECAB démarre pour cela, ou un membre de l'ECAB clique sur Enregistrer l'approbation ECAB sur la fiche. Le changement ne peut pas être clôturé avant.

Les séances CAB

Changements → Séances CAB prépare et trace les réunions du comité.

Nouvelle séance CAB ou Nouvelle séance ECAB : titre, date et participants.
Inscrire un changement en attente d'approbation à l'Ordre du jour : seuls les changements En approbation du comité concerné sont proposés (urgences pour l'ECAB, les autres pour le CAB).
En séance, tranchez chaque point : Approuver, Rejeter ou Reporter, avec un Commentaire de séance (facultatif). Une décision de séance suit le même chemin qu'une décision depuis la fiche : si un circuit désigne d'autres approbateurs, le point indique Décision attendue d'un autre approbateur du circuit.
Rédigez le Compte rendu, puis Clôturer la séance : l'ordre du jour et le compte rendu sont alors figés.

Une décision prise hors séance (sur la fiche, par le circuit, ou une annulation) se reporte sur l'ordre du jour : le point passe Approuvé, Rejeté ou Retiré (annulé). Créer et animer une séance est réservé aux membres du CAB et de l'ECAB et aux administrateurs ; les agents peuvent les consulter.

Le calendrier des changements

Changements → Calendrier des changements affiche les fenêtres planifiées des changements soumis (hors rejetés et annulés) en vue mois, semaine, jour ou ordre du jour, avec une couleur par état (À approuver, Approuvé / planifié, En cours, Terminé, Urgence) et les périodes de gel hachurées. Quand le module Mises en production est installé, Afficher les mises en production ajoute leurs fenêtres. L'onglet Par CI consacre une ligne à chaque CI touché : deux changements qui se chevauchent sur une même ligne sont en conflit. Un clic ouvre la fiche.

Selon les composants installés, le calendrier peut être remplacé par la liste des Fenêtres des 60 prochains jours.

Conflits de planification

Deux changements sont en conflit quand leurs fenêtres se chevauchent et qu'ils touchent au moins un même CI (ciblé ou dépendant). Deux fenêtres qui se touchent seulement (l'une finit quand l'autre commence) ne sont pas en conflit. Le conflit est signalé dès la soumission dans l'historique, dans la section Planification : conflits et gels de la fiche (avec les CI communs) et au moment de l'approbation. Sans CI impacté, seuls les gels globaux peuvent être détectés.

Les périodes de gel

Changements → Périodes de gel liste les périodes à venir (Afficher aussi les périodes passées pour l'historique). Une Nouvelle période de gel a un Nom, un Début, une Fin, un Motif, un état actif ou Désactivé, et un Périmètre facultatif :

sans CI, le gel est global : il s'applique à tous les changements ;
avec des CI (Ajouter un CI), il ne vise que les changements dont l'impact touche l'un d'eux.

Pendant un gel, un changement dont la fenêtre le chevauche ne peut ni être envoyé en approbation, ni être approuvé directement, ni être planifié, ni être démarré ; un changement standard ne peut pas être soumis. Les boutons correspondants ne sont pas proposés. Les urgences ne sont pas bloquées : un avertissement rappelle de justifier le gel auprès de l'ECAB. Pour sortir d'un gel apparu après coup, déplacez la fenêtre du changement ou retirez-le du planning ; rejeter reste toujours possible.

Créer, modifier et supprimer une période de gel est réservé au CAB et aux administrateurs.

Pilotage

Changements → Pilotage : sur 30, 90 ou 365 jours, le Taux de réussite (revues post-implémentation en succès, succès partiels comptés à part), les Changements d'urgence, les Rollbacks, les Changements en cours, le Délai moyen soumission → approbation par type, et le Risque des changements en cours sous forme de matrice : cliquez sur une case pour lister ses changements.
Changements → Kanban : une colonne par état. Glissez une carte vers une colonne mise en évidence pour appliquer la transition ; seules les colonnes permises pour cette carte et pour vous s'allument, et les règles d'approbation, de gel et de droits s'appliquent comme depuis la fiche. En cas de refus, la carte revient à sa place avec le message d'explication. La mise en œuvre anticipée d'une urgence se fait depuis la fiche. Si le Kanban n'est pas disponible sur votre instance, un message invite à utiliser la liste.

Voir aussi

« Paramétrer les types de changement » : rattacher un circuit d'approbation à un type (administrateurs).