Connecter un agenda

Le connecteur d'agenda permet à Portail ZAPP d'écrire des rendez-vous directement dans l'agenda Microsoft 365 (Outlook) ou Google Agenda de vos utilisateurs. Un seul fournisseur est actif à la fois. L'écran est réservé aux administrateurs ; l'entrée Connecteurs d'agenda se trouve dans le menu Administration › Connecteurs et automatisation.

Sans connecteur, rien ne change : les invitations jointes aux e-mails (fichier .ics) continuent de fonctionner avec tous les agendas. Le connecteur va plus loin : l'événement est créé dans l'agenda, sans que la personne ait à l'accepter, et il est modifié ou supprimé quand la planification change.

Ce qu'il permet

À la planification d'une étape de processus ou d'un ticket, la case Créer l'événement dans l'agenda de l'assigné apparaît :

• l'événement est créé dans l'agenda de l'assigné nommé ou, si l'étape ou le ticket est adressé à un groupe, dans celui de la personne qui planifie ;
• son titre reprend le numéro et le nom de l'étape ou du ticket, et un lien d'ouverture ; un rappel est posé 30 minutes avant ;
• Replanifier le modifie ; Annuler la planification le supprime. Un événement supprimé à la main dans l'agenda est recréé à la replanification suivante.

Un échec de l'agenda ne bloque jamais la planification : elle est enregistrée, et un message dit pourquoi l'agenda a refusé.

Deux autres usages s'appuient sur le connecteur :

• l'élément de processus Événement d'agenda, dans le concepteur de processus (famille Intégration) : il écrit un rendez-vous dans l'agenda du demandeur, d'un utilisateur, d'un agenda partagé ou de ressource, avec un titre et des dates tirés de la demande, une répétition éventuelle et des participants (voir Configurer les éléments d'un processus) ;
• l'agenda de ressource d'un actif partagé (salle, véhicule) : chaque réservation de l'actif bloque le créneau dans cet agenda, et un créneau déjà pris dans l'agenda refuse la réservation (voir Réserver un actif). Pour lire ces disponibilités, Microsoft 365 n'a besoin d'aucune autre permission que Calendars.ReadWrite.

Microsoft 365 (Outlook)

Côté Microsoft Entra ID, un administrateur :

1. inscrit une application et note l'ID du locataire et l'ID de l'application (client) ;
2. lui crée un secret client ;
3. lui accorde la permission Microsoft Graph Calendars.ReadWrite de type Application, avec le consentement de l'administrateur ;
4. limite cette permission aux boîtes concernées par une stratégie d'accès d'application Exchange (New-ApplicationAccessPolicy). Sans elle, l'application pourrait écrire dans tous les agendas de l'organisation.

Dans Portail ZAPP, rangez le secret client dans le Coffre de secrets, puis, sur l'écran Connecteurs d'agenda, choisissez Microsoft 365 (Outlook), saisissez les deux identifiants, choisissez le secret et cliquez sur Enregistrer.

Google Agenda

Côté Google Workspace, un administrateur :

1. crée un compte de service dans la console Google Cloud et télécharge sa clé JSON ;
2. active l'API Google Calendar du projet ;
3. lui accorde la délégation au niveau du domaine dans la console d'administration Google Workspace, avec la portée https://www.googleapis.com/auth/calendar.

Dans Portail ZAPP, rangez le contenu complet du fichier JSON dans un secret du Coffre de secrets, puis choisissez Google Agenda, choisissez ce secret et cliquez sur Enregistrer. Portail ZAPP agit au nom de chaque utilisateur du domaine pour écrire dans son agenda principal.

Tester la connexion

Une fois les réglages enregistrés, saisissez une Boîte à lire (l'adresse d'un utilisateur) et cliquez sur Tester la connexion. Portail ZAPP obtient un jeton, puis lit l'agenda de cette boîte. Pour Google, la boîte est obligatoire : la délégation se vérifie au nom d'un utilisateur.

En cas d'échec

Chaque appel est consigné dans le journal d'audit (type Calendar) : opération, agenda, résultat. Aucun secret ni jeton n'y figure.