L'écran Fichiers (menu Administration › Instance et exploitation › Fichiers) rassemble les fichiers stockés par Portail ZAPP : ceux que vous déposez ici, mais aussi les pièces jointes des tickets, des articles de la base de connaissances et des courriels reçus, que les autres modules y enregistrent. Il est réservé aux Administrateurs.
La liste des fichiers
Chaque fichier affiche son Nom, son Type, sa Taille, son Étiquette et sa date de dépôt (Déposé le). Les plus récents sont en tête.
- Sans le module Grilles de données, recherchez par nom (Rechercher par nom...) ou par Étiquette, puis Filtrer ; Réinitialiser efface les filtres. Le filtre d'étiquette demande l'étiquette exacte. Chaque ligne propose trois boutons : télécharger, remplacer et supprimer.
- Avec le module Grilles de données, la liste est une grille : sélectionnez une ligne, puis Télécharger ou Remplacer dans la barre d'outils ; la suppression se fait depuis la grille.
Les étiquettes servent à regrouper les fichiers. Certaines sont posées par les autres modules, par exemple kb-article pour les pièces jointes des articles ou tima-inbound-email pour celles des courriels reçus.
Déposer un fichier
Déposer ouvre l'écran Déposer un fichier : choisissez le Fichier, ajoutez si besoin une Étiquette (facultatif) (128 caractères au plus), puis Déposer. Le message « Fichier déposé avec succès. » confirme le dépôt.
Un fichier ne peut pas dépasser 50 Mo. Seuls les types autorisés dans la configuration de l'instance sont acceptés ; la configuration livrée accepte les images, PDF, Word, Excel, CSV, ZIP, le texte brut et JSON. Un autre type est refusé avec un message d'erreur.
Remplacer un fichier
Remplacer ouvre l'écran Remplacer le fichier : choisissez le nouveau fichier et corrigez l'étiquette si besoin (vider le champ retire l'étiquette), puis Remplacer. Le fichier garde sa place : un ticket ou un article qui le cite affiche désormais le nouveau contenu, sous le nouveau nom. L'ancien contenu est effacé du stockage et ne peut pas être récupéré : téléchargez-le avant s'il faut le garder.
Supprimer un fichier
La suppression retire le fichier de la liste et le rend introuvable partout : un ticket ou un article qui le citait ne l'affiche plus, sans erreur. Vérifiez avant de supprimer une pièce jointe déposée par un autre module. Le contenu reste conservé sur le stockage du serveur ; il n'y a pas d'écran pour restaurer un fichier supprimé.
Vérifier l'intégrité
Vérification d'intégrité ouvre l'écran Intégrité des fichiers, qui contrôle que chaque fichier de la liste existe bien sur le stockage :
- Absents du stockage : nombre de fichiers listés dont le contenu a disparu (leur téléchargement échouera) ;
- Orphelins sur le stockage : ce compteur affiche toujours 0, la détection des contenus sans fichier correspondant n'étant pas encore disponible.
S'il y a des anomalies, l'écran ne donne pas la liste des fichiers en cause : elle figure dans les journaux du serveur. Sur une instance qui compte beaucoup de fichiers, le contrôle peut prendre du temps.
Ce qu'il faut savoir
- Les dépôts, remplacements et suppressions sont tracés dans le journal d'audit.
- La recherche par nom ignore les majuscules mais pas les accents : « resume » ne trouve pas « résumé ».
- Ce qu'il faut pour ouvrir l'écran, déposer, remplacer, télécharger ou supprimer se règle dans « Régler les droits » (module Files). La suppression depuis la grille demande le même droit que le bouton de suppression de la liste.
Voir aussi
- « Régler les droits » : qui peut agir sur les fichiers.