Gestionar los grupos

En Portail ZAPP, los permisos no se dan a una persona sino a un grupo: una cuenta puede abrir una pantalla o realizar una acción si uno de sus grupos está autorizado (ver «Configurar los permisos»). Los grupos también sirven para mostrar u ocultar entradas de menú, asignar tickets o tareas, elegir aprobadores y enviar notificaciones.

La pantalla Grupos (menú Administración › Usuarios y accesos › Grupos) está reservada a los Administradores.

La lista de grupos

Cada grupo tiene un Código (identificador único, usado por los permisos y los menús), un Nombre, una descripción y un Estado (Activo o Desactivado). Pueden añadirse dos distintivos al nombre:

• sistema: un grupo suministrado con Portail ZAPP (por ejemplo los Administradores o los agentes del Service Desk), del que dependen los permisos suministrados. No se desactiva y una importación nunca lo sobrescribe;
• gestionado: un grupo cuyos miembros calcula una regla de grupo del módulo Organizaciones (ver «Sincronizar grupos con las organizaciones»). No se desactiva desde esta pantalla y sus miembros no se modifican a mano. Una importación tampoco cambia su estado. La sincronización de directorio (Active Directory, Microsoft 365) no convierte un grupo en «gestionado».

Filtra por estado y busca por nombre. Cuando el módulo Cuadrículas de datos está instalado, la lista es una cuadrícula: selecciona una fila y luego Miembros, Desactivar o Reactivar; la columna Miembros da el número de miembros.

Crear y editar un grupo

+ Nuevo grupo pide:

• Código: solo mayúsculas, números y guiones bajos (por ejemplo SUPPORT_L1). Debe ser único y ya no se modifica después;
• Nombre y Descripción;
• Dirección de correo del grupo (opcional): una lista de distribución que recibe un solo mensaje para todo el grupo. Si se deja vacía, las notificaciones van a cada miembro cuya cuenta esté activa (una cuenta desactivada, bloqueada o anonimizada ya no recibe nada, pero sigue siendo miembro).

Editar cambia el nombre, la descripción y la dirección. La sección Traducciones da el nombre y la descripción que se muestran en cada idioma; sin traducción, se muestra el nombre de base.

Miembros

Miembros abre la lista de los miembros del grupo, con su fecha de incorporación. Busca a una persona por nombre o email y luego Añadir; Quitar la saca del grupo. Los grupos de una cuenta también se configuran desde la propia cuenta (pantalla Usuarios).

En un grupo gestionado, la pertenencia la calcula su regla de grupo de organización: no se modifica a mano.

Solo cuentan como aprobadores y como destinatarios de las aprobaciones y notificaciones dirigidas al grupo los miembros cuya cuenta tiene el estado Activo: una cuenta desactivada, bloqueada o anonimizada sigue siendo miembro (se conserva su pertenencia), pero ya no se le solicita nada.

Desactivar un grupo

Desactivar corta todo lo que el grupo da a sus miembros: permisos, entradas de menú, accesos reservados al grupo, aprobaciones y notificaciones que se le dirigen. El grupo también sale de las listas de selección. Sus miembros se conservan: Reactivar les devuelve esos permisos de inmediato. Los permisos se cortan en la siguiente petición; el menú sigue en pocos minutos como máximo. En la cuadrícula, eliminar una fila desactiva el grupo: no se borra nada.

Importar y exportar

• Importar carga un archivo JSON: una lista de objetos con code, name y, opcionalmente, description y status. Marca Sobrescribir grupos existentes (por código) para actualizar los grupos ya presentes, reconocidos por su código; si no, se omiten. El resultado indica los grupos creados, actualizados y omitidos.
• Exportar (lista sin cuadrícula): marca grupos y luego Exportar para descargar su definición en el mismo formato.

La importación y la exportación se refieren a la definición de los grupos, no a sus miembros.

Registro de auditoría

Cada creación, modificación, traducción, desactivación, reactivación, alta o baja de un miembro e importación queda anotada en el Registro de auditoría. Si el registro no está disponible, la operación ya realizada no falla.

Ver también

• «Configurar los permisos»: lo que permite un grupo.
• «Gestionar las cuentas de usuario»: los grupos de una cuenta.