El módulo Compras de Portail ZAPP sigue los pedidos de suministros, de la solicitud a la recepción, y abona el stock en cada recepción. Las pantallas están reservadas a los Gestores de almacén y a los administradores; se accede a ellas desde el menú Stock y compras › Pedidos de compra. La aprobación, el rechazo y la cancelación de un pedido están reservados a los administradores.
Los proveedores, los contratos marco, los artículos y los almacenes son fichas de la CMDB: un pedido solo puede referirse a fichas existentes y del tipo correcto.
La lista de pedidos de compra
La página Pedidos de compra lista los pedidos, del más reciente al más antiguo: Proveedor, Estado, número de Líneas y fecha de creación (Creado el). Haz clic en el proveedor para abrir el detalle de un pedido.
El circuito de un pedido
| Estado | Qué ocurre |
|---|---|
| Borrador | el pedido está en preparación; Enviar lo manda a aprobación (un pedido sin líneas no se puede enviar) |
| Enviado | un administrador lo Aprueba o lo Rechaza |
| Aprobado | Emitir el pedido de compra indica que se ha hecho al proveedor |
| Encargado | las entregas se reciben línea por línea |
| Recibido parcialmente | al menos una línea aún no se ha recibido por completo |
| Recibido | todas las líneas se han recibido |
| Rechazado, Cancelado | el pedido está cerrado |
El detalle de un pedido solo muestra los botones útiles para su estado. Cancelar (tras confirmación) es posible mientras el pedido no esté recibido, rechazado ni ya cancelado; las cantidades ya recibidas permanecen en stock.
Crear un pedido
Nuevo pedido abre el formulario:
- Proveedor (obligatorio);
- Contrato marco (opcional): el contrato bajo el que se hace el pedido;
- Líneas: hasta cinco líneas, cada una con un Artículo, el Almacén donde se recibirá, una Cantidad y un Coste unitario.
Una línea sin cantidad positiva se ignora, un coste unitario vacío vale 0 y se necesita al menos una línea. Haz clic en Guardar: el pedido se crea en estado Borrador y se abre su detalle.
Pedir a partir de una propuesta de reabastecimiento
Cuando un nivel de stock baja de su umbral mínimo, el módulo Stock crea una propuesta de reabastecimiento (consulta la página «Gestionar el stock»). El botón Propuestas de reabastecimiento de la lista muestra las propuestas pendientes: Artículo, Almacén, Cantidad necesaria y fecha de generación.
Crear pedido abre el formulario de pedido: elige el Proveedor e indica el Coste unitario (obligatorio aquí). El pedido se crea en estado Borrador, con una línea que retoma el artículo, el almacén y la cantidad de la propuesta; la propuesta sale de la lista. Una misma propuesta solo puede convertirse una vez, aunque dos personas hagan clic a la vez.
La pantalla ACS ofrece el mismo atajo: en la rama Stock › Umbrales alcanzados, el botón Pedir crea directamente el borrador con el Proveedor preferido y el Coste unitario de la ficha del artículo y muestra «Pedido en borrador creado.». El botón está desactivado cuando el artículo no tiene proveedor preferido o coste unitario, y la pantalla indica cuál falta.
Recibir una entrega
En un pedido Encargado o Recibido parcialmente, cada línea aún no recibida por completo tiene un campo de cantidad y un botón Recibir. Indica la cantidad entregada (no puede superar lo que queda por recibir) y haz clic en Recibir:
- la columna Recibido de la línea aumenta;
- el stock del artículo se abona en el almacén de la línea, mediante un movimiento de Entrada;
- el pedido pasa a Recibido parcialmente y después a Recibido cuando todas las líneas están completas.
Si dos personas reciben la misma línea a la vez, a la segunda se le pide que lo intente de nuevo: nada se cuenta dos veces.