Les formulaires de Portail ZAPP décrivent les informations à saisir : le formulaire d'un service du catalogue, celui d'une étape de processus, et ceux d'autres modules qui en utilisent. Un formulaire se compose une fois, ici, puis chaque module le désigne par son code.
L'écran Formulaires (menu Administration › Catalogue et workflow › Formulaires, /dynamicforms/admin) est ouvert aux Administrateurs et aux Administrateurs des formulaires. L'entrée de menu est visible de ces deux groupes.
Versions et brouillons
Un formulaire évolue par versions. Toute modification se fait sur un brouillon ; une version publiée ne se modifie plus. Publier un brouillon archive la version publiée jusque-là : rien ne change pour les utilisateurs tant que le brouillon n'est pas publié.
La liste des formulaires indique, pour chacun, son Code, son Nom, la Version publiée (Jamais publiée s'il n'y en a pas) et le nombre de Versions.
- Reprendre le brouillon rouvre le brouillon en cours ;
- Nouvelle version ouvre un brouillon, copie de la version publiée : champs, valeurs et règles compris. S'il existe déjà un brouillon, c'est lui qui s'ouvre.
Créer un formulaire
Nouveau formulaire demande un Code (identifiant stable cité par les autres modules ; il ne se modifie pas ensuite), un Nom, saisi dans votre langue, et une Nature : Formulaire (par défaut), Quiz ou Banque de questions (voir « Créer un quiz »). Le formulaire est créé avec une première version en brouillon, qui s'ouvre aussitôt.
Le nom d'un formulaire ne se modifie pas et ne se traduit pas depuis cet écran : choisissez-le avec soin.
Composer les champs
L'écran d'une version montre l'Aperçu du formulaire tel que l'utilisateur le verra. Sur un brouillon :
- la palette Éléments, à côté de l'aperçu, propose chaque type de champ (Champs de saisie) et de Mise en page. Glissez un élément dans l'aperçu, à l'endroit voulu : la fiche du nouveau champ s'ouvre avec ce type et cette position. Lâché à côté d'un champ qui ne remplit pas sa ligne, il en prend la place restante ; lâché sous un champ, il commence une nouvelle ligne. Dans un formulaire encore vide, le menu Position indique À la fin. Cliquer un élément (ou appuyer sur Entrée) ouvre la fiche avec ce type ; le menu Position (À la fin, Au début, Après « … ») dit alors où l'insérer ;
- Ajouter un champ ouvre la fiche d'un nouveau champ ;
- un clic sur le libellé d'un champ, ou sur son crayon, ouvre sa fiche (Modifier le champ) ;
- le bouton Renommer ici, à côté du libellé, le rend modifiable sur place : tapez le nouveau libellé, Entrée pour valider, Échap pour annuler. Il s'écrit dans la langue de l'écran ; les autres langues se saisissent dans la fiche ;
- la poignée d'un champ (Déplacer le champ) change sa place, à la souris ou avec les flèches haut et bas du clavier. À la souris, lâcher le champ sous un autre coche Commencer une nouvelle ligne, le lâcher à côté la décoche ; au clavier, le champ garde ce réglage. Un champ qui commence une nouvelle ligne porte une flèche de retour à la ligne sous sa poignée ;
- les bords d'un champ règlent sa place sur la ligne : le bord droit sa largeur, le bord gauche son décalage. Ils s'arrêtent sur les colonnes de la grille (12 par ligne), affichées pendant le geste. Au clavier, flèches gauche et droite sur un bord : le bord droit change la largeur, le bord gauche décale le champ sans changer sa largeur (à la souris, le bord gauche se déplace et le bord droit reste en place). Les menus Largeur et Décalage de la fiche font la même chose ;
- une pastille signale un champ qui déclenche une règle de dépendance (éclair) ou qui est visé par une règle (panneau) ; un clic mène aux règles concernées, mises en évidence.
Si un autre administrateur modifie les champs du même brouillon pendant que vous composez, l'écran se recharge plutôt que d'enregistrer une disposition qui ne correspondrait plus à ce qu'il voit.
Saisissez des valeurs dans l'aperçu pour voir les règles de dépendance s'appliquer : rien n'est enregistré.
La fiche d'un champ demande :
- Identifiant : le nom technique du champ, unique dans la version. C'est lui que citent les processus, les règles et les variables ;
- Type : Texte, Texte multiligne, Texte enrichi, Nombre, Courriel, Date, Heure, Date et heure, Plage de dates, Liste de dates, Case à cocher, Liste à valeurs fixes, Sélection multiple, Liste alimentée par une requête, Sélecteur multi-niveaux, Sélecteur d'utilisateur, Moi ou quelqu'un d'autre, Sélecteur d'objet CMDB, Pièce jointe, Signature, Valeur calculée, Valeur calculée (traitement externe), et les éléments sans saisie Libellé (texte affiché), Titre de section, Texte explicatif, Séparateur ;
- Obligatoire et Largeur (Pleine largeur, Deux tiers, Moitié, Tiers, Quart) ;
- Décalage : les colonnes laissées vides avant le champ, sur sa ligne (la ligne en compte 12 ; un décalage qui ferait déborder le champ n'est pas proposé). Sur téléphone, chaque champ reprend la pleine largeur, sans décalage ;
- Commencer une nouvelle ligne : le champ passe sous les précédents même si leur ligne n'est pas pleine — par exemple un champ en Moitié sous un autre en Moitié, sans pleine largeur ni décalage. Sa largeur et son décalage ne changent pas. Sans effet sur téléphone, où les champs sont déjà les uns sous les autres ;
- Libellé : une saisie par langue active ; celle de la langue par défaut est requise.
Selon le type, d'autres réglages apparaissent :
- pour les listes, la Source des valeurs (Valeurs fixes, Requête choisie parmi celles du module Requêtes — première colonne : valeur enregistrée, deuxième : libellé affiché —, ou Fournisseur) et la Présentation (Menu déroulant, Liste, Boutons radio, Cases à cocher) ; Choix max. pour une sélection multiple ; Profondeur (1 à 10 niveaux) pour un sélecteur multi-niveaux ;
- la carte Valeurs proposées pour des valeurs fixes : une Nouvelle valeur, son libellé par langue, et pour un sélecteur multi-niveaux sa Valeur parente ;
- Libellés de la case à cocher (Libellé si vrai, Libellé si faux) pour une case à cocher ;
- Valeur minimale, Valeur maximale et Valeur initiale pour un nombre : un nombre fixe, ou une variable comme
{{field.slug}}(la valeur d'un autre champ). Une borne qui ne se résout pas, ou incohérente, est ignorée ; - Gabarit d'affichage pour une valeur calculée : un texte avec des
{{field.slug}}, mis à jour pendant la saisie et figé à l'envoi ; - Types d'objet CMDB sélectionnables pour un sélecteur d'objet CMDB (aucune sélection : tous les types) ;
- Utilisateurs proposés pour un sélecteur d'utilisateur ou « Moi ou quelqu'un d'autre » : Organisation du demandeur (par défaut) ou Membres de groupes choisis (liste Groupes). Le demandeur ne voit que les noms, jamais les adresses. Si le module Organisations est désactivé, tous les utilisateurs actifs sont proposés ; s'il est actif, un demandeur sans organisation ne se voit que lui-même (choisissez alors des groupes, par exemple le groupe de tous les utilisateurs). Un formulaire ne propose jamais tout l'annuaire, puisqu'il est rempli par des demandeurs ;
- Les valeurs désignent des demandes Workflow : la valeur s'affiche alors comme un lien vers la demande ;
- Hauteur (lignes) pour un texte multiligne ou un texte enrichi : de 2 à 30 lignes ; vide, la hauteur par défaut.
Supprimer retire le champ ; les règles de dépendance qui s'appuient dessus sont supprimées ou allégées.
Titres, textes explicatifs et séparateurs
Ces éléments structurent le formulaire sans rien demander : ils ne sont jamais envoyés ni obligatoires (la case Obligatoire disparaît).
- Titre de section affiche son libellé en intertitre ;
- Texte explicatif affiche un texte mis en forme (gras, listes, liens), saisi dans la carte Texte affiché, une zone par langue active. La fiche s'ouvre d'elle-même après l'ajout. Le libellé ne s'affiche pas : il désigne l'élément dans l'éditeur et les règles ;
- Séparateur trace un trait horizontal ; son libellé ne s'affiche pas non plus.
Une règle peut afficher ou masquer ces éléments, par exemple un titre avec les champs de sa section. Ils ne peuvent pas, en revanche, déclencher une règle : ils n'ont pas de valeur.
Publier
En haut de la version, un encadré dit si elle peut être publiée, ou liste les motifs qui l'en empêchent : aucun champ, deux champs de même identifiant, une règle incomplète ou incohérente, un champ obligatoire qui ne peut jamais s'afficher, une valeur de liste sans libellé dans la langue par défaut… Publier n'est actif que si rien ne bloque. Après publication, la version passe en lecture seule.
À savoir
- Un formulaire ne se supprime pas depuis cet écran.
- Les réponses saisies dans un formulaire se consultent depuis l'écran qui l'utilise (la demande du catalogue, l'étape de processus…) : le module Formulaires dynamiques n'a pas d'écran de réponses.
- Une pièce jointe est limitée à 50 Mo et exige le module Fichiers.
Voir aussi
- « Règles de dépendance et variables » : afficher, masquer ou rendre obligatoire un champ selon les réponses.
- « Configurer les éléments d'un processus » : utiliser un formulaire dans une étape.