Le module Stock de Portail ZAPP tient le stock de consommables et de pièces détachées : combien d'unités de chaque article se trouvent dans chaque salle de stock, avec l'historique de chaque entrée, sortie, transfert et comptage. Les écrans sont réservés aux Gestionnaires de stock et aux administrateurs ; on y accède par le menu Stock et achats › Niveaux de stock.
Les articles et les salles de stock sont des fiches de la CMDB : on les crée et on les modifie dans la CMDB (ou depuis l'écran ACS), pas dans les écrans du stock. La fiche d'un article porte notamment son Coût unitaire, son Fournisseur préféré, sa Quantité maximale (globale) et son Propriétaire ; celle d'une salle porte son Gestionnaire. Ces champs servent aux alertes et aux commandes décrites plus bas.
Les niveaux de stock
La page Niveaux de stock liste chaque couple article / salle avec sa Quantité, son Seuil min et son Seuil max. Une ligne surlignée signale un niveau passé sous son seuil minimum. Cliquez sur un article pour ouvrir sa fiche.
La fiche d'un article montre ses niveaux salle par salle, puis l'Historique des mouvements, du plus récent au plus ancien : date, type (Entrée, Sortie, Transfert, Ajustement), salle d'origine (De), salle de destination (Vers), quantité et, pour une sortie, son Imputation. Chaque mouvement garde le nom de l'article et des salles au moment où il a eu lieu : si l'un d'eux est supprimé ensuite, l'historique reste lisible. Quand le module Projets est installé, la fiche affiche aussi les projets liés à l'article.
Dans cette version, les seuils minimum et maximum d'une salle ne sont pas réglables par l'utilisateur : aucun écran ni aucune API ne les modifie. Ils n'existent que s'ils ont été posés autrement (par exemple par les données de démonstration) ; sans seuil, aucune proposition ni alerte de seuil minimum n'est produite.
Enregistrer un mouvement
Le bouton Nouveau mouvement ouvre le formulaire : choisissez l'Article, le Type de mouvement, puis les salles et la Quantité.
- Entrée : des unités arrivent dans la Salle cible.
- Sortie : des unités quittent la Salle source. Quand le module Projets est installé, le champ Tâche de projet (sortie) permet, en option, d'imputer la sortie à une tâche : tapez au moins deux caractères du nom du projet ou de la tâche et choisissez-la dans la liste. Seules les tâches que vous pouvez consulter sont proposées.
- Transfert : des unités passent de la Salle source à la Salle cible, qui doivent être différentes.
Cliquez sur Enregistrer : la fiche de l'article s'ouvre, avec le nouveau mouvement en tête de l'historique.
Le mouvement est refusé, avec un message en haut du formulaire, si la quantité n'est pas positive, si une salle requise manque, ou si la salle source ne contient pas assez d'unités : le stock ne devient jamais négatif, même quand deux personnes enregistrent une sortie au même moment.
Faire un comptage physique
Après un inventaire, le bouton Comptage physique recale le stock sur la réalité : choisissez l'Article, la Salle de stock et saisissez la Quantité comptée, puis Enregistrer. S'il y a un écart avec la quantité connue, le niveau prend la quantité comptée et l'écart apparaît dans l'historique comme un mouvement Ajustement. Sans écart, rien n'est enregistré.
Seuils, alertes et propositions de réapprovisionnement
Chaque jour (par défaut à 9 h 15), Portail ZAPP contrôle les niveaux de stock :
- Seuil minimum d'une salle : quand un niveau passe sous son seuil minimum, une proposition de réapprovisionnement est créée pour ce couple article / salle. La quantité proposée ramène le niveau à son seuil maximum (ou, à défaut, à son seuil minimum). Le Gestionnaire de la salle reçoit un e-mail à la création de la proposition, pas à chaque contrôle : tant qu'une proposition attend, aucune autre n'est créée pour le même article dans la même salle.
- Quantité maximale (globale) d'un article : quand le total de l'article, toutes salles confondues, dépasse cette quantité, le Propriétaire de l'article reçoit un e-mail. Ce dépassement ne crée jamais de proposition ; l'e-mail est renvoyé chaque jour tant que le dépassement dure.
Un e-mail n'est envoyé que si la salle a un gestionnaire (ou l'article un propriétaire) avec une adresse e-mail. Le texte des e-mails se modifie dans l'administration des modèles (stock-low-alert et stock-overstock-alert).
Les propositions se traitent dans le module Achats (page Propositions de réapprovisionnement des bons de commande) ou depuis l'écran ACS, branche Stock › Seuils franchis : le bouton Commander y crée un bon de commande brouillon à partir du Fournisseur préféré et du Coût unitaire de l'article. Le bouton reste grisé, avec la raison affichée, quand l'un des deux manque sur la fiche de l'article. Voir la page « Commander ».
Sur un tableau de bord, le widget Stocks sous le seuil liste les niveaux sous leur seuil, les plus critiques d'abord, avec un lien Ouvrir l'écran ACS.