L'assistant répond à vos questions et passe vos demandes à votre place, en conversation. Il s'ouvre depuis n'importe quelle page avec le bouton rond en bas à droite de l'écran.
Écrire ou dicter
Décrivez votre besoin avec vos mots : « Il me faut un PC portable pour un prestataire qui arrive lundi ». Un même message peut contenir plusieurs besoins.
- Entrée envoie le message, Maj + Entrée passe à la ligne, Échap ferme le panneau.
- Tout se fait au clavier : le micro n'est jamais obligatoire.
Ce que fait l'assistant
- Il cherche le ou les services du catalogue qui correspondent et vous les annonce.
- Il remplit ce qu'il a compris (dates, quantités…) et vous pose une question par information obligatoire manquante. Une information déjà donnée n'est pas redemandée.
- Un champ qui ne se remplit pas en conversation (pièce jointe, signature…) doit être rempli dans le formulaire du service.
- Une même phrase peut couvrir plusieurs services (« un poste de travail pour Pierre Martin et un accès Wi-Fi invité du 3 au 6 décembre ») : il trouve chacun d'eux, sans que vous ouvriez sa fiche, et vous propose un récapitulatif par service.
- Une fois la demande envoyée, son numéro est un lien vers sa page de suivi.
Poser une question
Posez votre question comme vous la poseriez au support : « Mon VPN ne se connecte plus ». L'assistant répond à partir des articles de la base de connaissances que vous pouvez lire, et cite ceux qu'il a utilisés.
Si la réponse ne règle pas votre problème, dites-le, ou demandez à parler à quelqu'un : l'assistant propose d'ouvrir un ticket au support, avec toute la conversation jointe. Comme pour une demande, rien n'est envoyé sans votre clic sur « Envoyer ».
Vérifier puis envoyer
Avant toute demande, l'assistant affiche un récapitulatif, service par service et champ par champ.
- Envoyer passe la demande. Rien n'est envoyé sans ce clic : répondre « oui » ne suffit pas.
- Modifier, ou une réponse écrite avec la correction, écarte le récapitulatif ; l'assistant en propose un nouveau.
Une valeur que l'assistant a déduite (« demain » devenu une date) ou reprise d'une autre demande porte la mention « déduit » ou « repris » : vérifiez-la, elle se corrige comme les autres.
Après l'envoi, l'assistant affiche la référence de chaque demande créée. Vous pouvez lui demander plus tard où en est une demande passée dans la conversation.
Signaler une erreur
Si l'assistant s'est trompé (mauvais service, valeur mal comprise), cliquez sur le drapeau en haut du panneau et dites, si vous le souhaitez, ce qui ne va pas. L'échange est transmis à l'administrateur pour améliorer l'assistant.
Les échanges sont conservés : un administrateur, ou un opérateur depuis la demande ou le ticket créé, peut les relire pour vérifier que l'assistant a bien compris votre demande. Chaque consultation est enregistrée.
Depuis une fiche
Sur la fiche d'un service du catalogue ou sur un article de la base de connaissances, l'assistant sait de quoi vous parlez : « je veux celui-ci », « ça ne marche pas » suffisent. Il ne s'en sert que si vous pouvez vous-même ouvrir cette fiche.
Le même assistant est aussi proposé dans l'interface interne, aux administrateurs et aux agents, avec leurs propres droits.
Sans compte
Si votre organisation l'a ouvert aux visiteurs, l'assistant est aussi proposé sur les pages publiques. Avant le premier message, une vérification anti-robot peut être demandée. Votre adresse électronique n'est demandée qu'une fois, avec le premier récapitulatif que vous envoyez : le suivi de votre demande y est envoyé.
Ce que l'assistant voit
L'assistant ne voit et ne fait que ce que vous pourriez faire vous-même : les services de votre catalogue, avec les mêmes règles et les mêmes champs obligatoires. Il ne s'affiche pas si l'instance n'a pas d'intelligence artificielle configurée.