Gérer les groupes

Dans Portail ZAPP, les droits ne se donnent pas à une personne mais à un groupe : un compte peut ouvrir un écran ou faire une action si l'un de ses groupes y est autorisé (voir « Régler les droits »). Les groupes servent aussi à afficher ou masquer des entrées de menu, à affecter des tickets ou des tâches, à choisir des approbateurs et à envoyer des notifications.

L'écran Groupes (menu Administration › Utilisateurs et accès › Groupes) est réservé aux Administrateurs.

La liste des groupes

Chaque groupe a un Code (identifiant unique, utilisé par les droits et les menus), un Nom, une description et un Statut (Actif ou Désactivé). Deux badges peuvent s'ajouter au nom :

• système : un groupe livré avec Portail ZAPP (par exemple les Administrateurs ou les agents du Service Desk), dont dépendent les droits livrés. Il ne se désactive pas et un import ne l'écrase jamais ;
• géré : un groupe dont les membres sont calculés par une règle de groupe du module Organisations (voir « Synchroniser des groupes avec les organisations »). Il ne se désactive pas depuis cet écran et ses membres ne se modifient pas à la main. Un import ne change pas non plus son statut. La synchronisation d'annuaire (Active Directory, Microsoft 365) ne rend pas un groupe « géré ».

Filtrez par statut et recherchez par nom. Quand le module Grilles de données est installé, la liste est une grille : sélectionnez une ligne, puis Membres, Désactiver ou Réactiver ; la colonne Membres donne le nombre de membres.

Créer et modifier un groupe

+ Nouveau groupe demande :

• Code : majuscules, chiffres et underscores uniquement (par exemple SUPPORT_L1). Il doit être unique et ne se modifie plus ensuite ;
• Nom et Description ;
• Adresse de courriel du groupe (facultative) : une liste de diffusion qui reçoit un seul message pour tout le groupe. Laissée vide, les notifications partent à chaque membre dont le compte est actif (un compte désactivé, verrouillé ou anonymisé ne reçoit plus rien, mais reste membre).

Modifier change le nom, la description et l'adresse. La section Traductions donne le nom et la description affichés dans chaque langue ; sans traduction, le nom de base est affiché.

Membres

Membres ouvre la liste des membres du groupe, avec leur date d'ajout. Recherchez une personne par nom ou e-mail, puis Ajouter ; Retirer la sort du groupe. Les membres d'un compte se règlent aussi depuis la fiche du compte (écran Utilisateurs).

Pour un groupe géré, l'appartenance est calculée par sa règle de groupe d'organisation : elle ne se modifie pas à la main.

Seuls les membres dont le compte est Actif comptent comme approbateurs et comme destinataires des approbations et des notifications adressées au groupe : un compte désactivé, verrouillé ou anonymisé reste membre (son appartenance est conservée) mais n'est plus sollicité.

Désactiver un groupe

Désactiver coupe tout ce que le groupe donne à ses membres : droits, entrées de menu, accès réservés au groupe, approbations et notifications qui lui sont adressées. Le groupe disparaît aussi des listes de choix. Ses membres sont conservés : Réactiver leur rend aussitôt ces droits. Les droits tombent à la requête suivante ; le menu suit en quelques minutes au plus. Dans la grille, supprimer une ligne désactive le groupe : rien n'est effacé.

Importer et exporter

• Importer charge un fichier JSON : une liste d'objets avec code, name et, facultativement, description et status. Cochez Écraser les groupes existants (par code) pour mettre à jour les groupes déjà présents ; sinon ils sont ignorés. Le résultat indique les groupes créés, mis à jour et ignorés.
• Exporter (liste sans grille) : cochez des groupes, puis Exporter pour télécharger leur définition au même format.

L'import et l'export portent sur la définition des groupes, pas sur leurs membres.

Journal d'audit

Chaque création, modification, traduction, désactivation, réactivation, ajout ou retrait de membre et import est inscrit au Journal d'audit. Si le journal est indisponible, l'opération déjà faite n'échoue pas.

Voir aussi

• « Régler les droits » : ce qu'un groupe permet.
• « Gérer les comptes » : les groupes d'un compte.