Gérer les licences de l'instance

La page Licences (/licensing, menu Administration, administrateurs) montre l'identité de l'instance, les licences importées et les droits qu'elles donnent à chaque module de Portail ZAPP.

Identité de l'instance

Chaque installation reçoit, à sa configuration, un identifiant d'instance et une clé d'instance. Ils ne changent jamais, même après une mise à jour. Une licence est toujours liée à un identifiant d'instance : copiée sur une autre installation, elle est refusée.

Si la page annonce une identité en conflit, la base de données provient d'une autre instance (par exemple une base de production restaurée sur un serveur de recette). Les licences ne sont alors pas appliquées. Choisissez :

Cette installation est une nouvelle instance : un nouvel identifiant est créé ; les licences de l'autre instance sont retirées et il faudra en demander pour celle-ci ;
J'ai déplacé l'instance : l'installation garde son identifiant (cas d'un changement de serveur).

Identifiant client et mode de synchronisation

Saisissez l'identifiant client communiqué avec votre contrat (par exemple CLI-00042) et, si vous en avez un, le code d'activation.

Le mode de synchronisation indique comment les licences arrivent : automatique (récupération auprès du support) ou manuel (échange de fichiers, sans aucune connexion sortante).

Synchronisation en ligne

En mode automatique, l'instance échange directement avec le serveur de support, si son adresse est configurée par l'hébergeur :

Dès l'identifiant client enregistré, l'instance s'enregistre auprès du support. Elle reste en attente jusqu'à sa validation : immédiate avec un code d'activation, sinon par un opérateur du support.
Une fois rattachée, elle interroge le support une fois par jour. Les nouvelles licences et les révocations arrivent seules, sans fichier à importer.
Le bouton Synchroniser maintenant interroge le support sans attendre.

La carte Synchronisation en ligne affiche l'état du rattachement, le dernier échange, le prochain et la dernière erreur éventuelle. Une panne du support ou du réseau ne bloque rien : la tentative est refaite automatiquement plus tard.

Si une alerte Clone suspecté apparaît, le support a vu une autre installation utiliser le même identifiant d'instance (par exemple une copie de machine virtuelle). Les licences restent appliquées ; contactez le support.

Avec la remontée des compteurs d'usage acceptée, chaque échange transmet le même contenu que le rapport d'usage. Le dernier relevé préparé pour le support est consultable sur la page.

Environnement hors production

Une instance de développement, de recette ou d'évaluation se reconnaît au premier coup d'œil :

une bande orangée s'affiche en haut de chaque page, par exemple « QA — environnement hors production » ;
le titre de l'onglet porte le préfixe [QA] ;
l'objet de tous les e-mails et le titre de toutes les notifications le portent aussi.

Le type d'environnement vient des licences :

évaluation : installation neuve sans licence ;
hors production : licences valides, mais aucune de type Production ;
production : rien n'est affiché.

Le champ Nom de l'environnement donne seulement le libellé affiché, par exemple « DEV », « QA » ou « Recette Dupont ». Il ne change pas le type. Laissé vide, le libellé est « Hors production ».

Importer un fichier de licence

Le support vous remet un fichier .wblic. Cliquez sur Importer un fichier de licence et choisissez-le. Le compte rendu indique, pour chaque licence, si elle a été ajoutée, remplacée, ignorée (déjà présente ou plus ancienne) ou refusée, avec la raison (autre instance, signature invalide, autre produit…). Réimporter le même fichier est sans effet.

Demander une licence : le fichier de demande

En mode manuel, téléchargez le fichier de demande (.wbreq) et envoyez-le au support. Son contenu exact est affiché en clair sur la page avant le téléchargement ; le fichier lui-même est signé par l'instance puis chiffré, lisible par le support seulement.

Sièges d'utilisateurs nommés

Certaines licences limitent le nombre de personnes qui peuvent utiliser un module, par exemple 25 sièges agent pour le Service Desk. Le bouton Sièges de la page Licences ouvre la page d'affectation :

chaque onglet porte le nom du pool donné par votre contrat, ou à défaut les modules qu'il couvre (« Service Desk »…), avec son code en petit dessous ; un pool qui ne figure plus dans aucune licence est marqué retiré ;
chaque pool affiche son quota (la somme des licences qui le portent), les sièges utilisés et restants, et la part apportée par chaque licence ;
recherchez une personne (« elodie » trouve « Élodie ») et cliquez sur Affecter, ou affectez d'un coup les membres d'un groupe ou les utilisateurs actifs sans siège, toujours dans la limite du quota ;
Retirer libère le siège, qui peut être réaffecté aussitôt ;
un utilisateur désactivé ou supprimé libère automatiquement son siège ;
les comptes de service (utilisateurs dont une clé d'API agit au nom) sont signalés : leurs clés utilisent leur siège, pas un siège de plus.

Tant que la page Licences affiche le mode avertissement, un utilisateur sans siège n'est pas bloqué ; en mode Enforce, il l'est (voir ci-dessous).

Qui a besoin d'un siège ? Seuls les agents (back-office du Service Desk) et les personnes qui valident ou réalisent des demandes du catalogue. Les demandeurs n'en consomment jamais : ils créent et suivent leurs tickets sur le portail, commandent dans le catalogue, suivent « Mes demandes », lisent la base de connaissances et répondent aux enquêtes sans siège. Pour le CRM, le siège revient à ceux qui y travaillent : les commerciaux, responsables et administrateurs du CRM, les gestionnaires du catalogue et toute personne qui a un rôle CRM. La paie (groupe CRM_PAYROLL) consulte et verse les commissions sans siège, un valideur décide d'un devis à approuver sans siège, et un agent du Service Desk sans rôle CRM ouvre ses tickets sans siège CRM : l'encart « Client » n'y apparaît alors pas. La liste des utilisateurs actifs sans siège ne montre donc que des agents, des acteurs du travail sur les demandes et des utilisateurs du CRM.

Une licence peut faire couvrir le travail sur les demandes par le siège d'agent : un agent du Service Desk valide alors les demandes sans prendre de siège dans le pool réservé aux valideurs (l'affectation y est refusée avec un message).

Paliers d'un module. Un module peut être vendu en plusieurs paliers, par exemple le CRM en Essentiel et Avancé. Chaque palier est un pool de sièges : le pool affiche ses options du palier (séquences, prévisions, commissions…), accordées à ses seuls titulaires. Vous pouvez mélanger les paliers : trois commerciaux en Avancé, dix en Essentiel. Une personne n'a jamais qu'un siège pour un même module :

pour faire monter quelqu'un de palier, ouvrez l'onglet du palier supérieur et cliquez sur Affecter : son ancien siège est rendu dans la même opération ;
pour le faire descendre, choisissez le palier dans la liste de ses titulaires et cliquez sur Déplacer ;
les affectations groupées (groupe, utilisateurs sans siège) ne changent jamais le palier de quelqu'un qui a déjà un siège.

Une personne du palier inférieur ne voit pas les écrans des options qu'elle n'a pas. Ses données restent : rien n'est supprimé quand elle change de palier.

Licence expirée, évaluation et alertes

Tant que la page Licences affiche le mode avertissement, rien n'est bloqué. En mode Enforce (imposé par vos licences, ou par défaut pour une installation neuve) :

Évaluation : une installation neuve sans licence utilise tous ses modules pendant 30 jours. Ensuite, ils passent en lecture seule jusqu'à l'import d'une licence.
Licence expirée : tout fonctionne encore pendant 30 jours de grâce. Ensuite, ses modules passent en lecture seule : les pages restent consultables, avec le bandeau « Licence expirée — lecture seule », les exports restent permis, mais les modifications sont refusées. Une licence révoquée passe en lecture seule tout de suite.
Tâches de fond : un module en lecture seule ou non licencié n'exécute plus rien en arrière-plan. Ses tâches planifiées apparaissent « ignorées » dans l'historique du planificateur, sa boîte mail n'est plus relevée et ses Outposts ne collectent plus. Rien de ce qui attend n'est perdu : les e-mails restent non lus, les décisions d'approbation et les événements reçus restent en file, et tout reprend dès qu'une licence valide est importée.
Module non licencié : il disparaît du menu.
Sièges : un utilisateur sans siège ne peut pas ouvrir les modules à siège. Si le quota baisse, les derniers affectés en trop perdent l'accès 30 jours plus tard (leurs données restent).
Limites : au-delà d'une limite bloquante, la création (ticket, élément de configuration, Outpost) est refusée ; l'existant reste. Pour les contacts marketing du CRM, c'est l'ajout de membres à une campagne reliée au prestataire d'emailing, sa synchronisation ou sa réouverture qui est refusé quand de nouvelles adresses feraient dépasser la tranche ; une synchronisation refusée transmet quand même les retraits (désinscriptions, effacements), les membres déjà transmis restent et la campagne continue. Un envoi n'est pas bloqué : il part vers les membres déjà transmis et la fiche de la campagne indique combien n'ont pas été transmis. Un membre retiré d'une campagne, ou une campagne supprimée, reste compté jusqu'à ce que son retrait soit transmis au prestataire. Le message de refus invite à passer à la tranche supérieure.

Avant de passer en mode Enforce, la page Licences indique combien d'utilisateurs perdraient un accès faute de siège.

Bandeau de dépassement : quand un pool de sièges dépasse son quota, ou qu'une limite d'usage dépasse son maximum, un bandeau orange le signale en tête des pages des seuls modules concernés (un dépassement de sièges du Service Desk n'apparaît pas dans la CMDB). Il n'est montré qu'aux utilisateurs qui ont accès à la page Licences. Il indique les sièges affectés et le quota (ou la valeur et le maximum), la date à laquelle les derniers affectés perdront l'accès en mode Enforce, ou que la création est refusée pour une limite bloquante, avec un lien vers Sièges ou Licences. Il disparaît dès qu'un siège est retiré et que le quota est respecté.

Les administrateurs reçoivent des alertes quotidiennes, une seule fois par étape : fin d'évaluation, échéance du contrat (J-60, J-30, J-7), licence en grâce, expirée ou révoquée, quota de sièges, limite dépassée, perte de contact avec le support, horloge incohérente, etc. Le widget Licences du tableau de bord résume l'état.

Échange par e-mail

Pour un réseau sans accès au serveur de support mais doté d'une messagerie, ou en secours, la carte Échange par e-mail fait circuler les mêmes fichiers par courrier. L'option est désactivée par défaut. Elle fonctionne en mode automatique comme en mode manuel.

Cochez Activer l'échange par e-mail et saisissez l'adresse de la boîte du support.
Envoyer la demande par e-mail et Envoyer le rapport d'usage expédient le fichier chiffré en pièce jointe. Vous pouvez aussi choisir un rapport d'usage périodique (chaque semaine ou tous les 30 jours), qui part automatiquement.
Pour recevoir les licences, créez une boîte de réception dans Boîtes mail avec le gestionnaire licensing, et activez la relève des boîtes dans le planificateur. Chaque fichier .wblic reçu est importé, et les administrateurs sont avertis du résultat.

Seules les licences signées par le support et destinées à cette instance sont appliquées, quel que soit l'expéditeur. Les pièces jointes trop nombreuses, trop grosses ou d'un autre type sont rejetées sans être ouvertes.

Services fournis par l'éditeur et crédits prépayés

Si votre instance est hébergée par l'éditeur, votre licence peut inclure l'IA et l'envoi de SMS de l'éditeur, avec des packs prépayés (tokens d'IA, SMS). Chaque pack acheté arrive avec la licence, en ligne comme par fichier, et n'est crédité qu'une fois.

Le crédit restant s'affiche sur Administration › Consommation, sur l'écran IA et sur l'onglet SMS des notifications. Les administrateurs sont prévenus (notification et courriel) quand il descend sous 20, 10 et 5 %, puis quand il est épuisé (paliers réglables sur l'écran Consommation). Le message indique le crédit concerné, le solde restant, ce qui s'arrête à l'épuisement et comment l'éviter : commander une recharge à l'éditeur ou passer à votre propre IA ou compte SMS. Si plusieurs paliers sont franchis d'un coup, un seul message part, celui du palier atteint, au plus une minute après.
Crédit épuisé : l'assistant IA indique que le crédit prépayé est épuisé et les SMS non urgents ne partent plus. La recherche dans la base de connaissances et les codes de connexion par SMS continuent de fonctionner. Dès qu'un nouveau pack est reçu, tout repart, sans redémarrage.
Vous pouvez à tout moment utiliser votre propre IA ou votre propre compte SMS : choisissez-les sur l'écran correspondant. Le décompte s'arrête et votre crédit restant est conservé.
Les réglages de l'IA et du compte SMS de l'éditeur ne sont jamais affichés. Pour protéger ces identifiants, les outils de développement et l'exécution de scripts sur le serveur sont désactivés sur une instance hébergée.

Rapport d'usage et consentement

Le rapport d'usage (.wbusage) contient des compteurs : modules installés et licenciés, sièges, et métriques des modules licenciés (Outposts actifs, éléments de configuration, tickets créés sur 30 jours, utilisateurs du CRM, contacts marketing du CRM). Il ne contient jamais de nom, d'adresse e-mail, d'identifiant d'utilisateur ni de contenu métier. Il n'est disponible qu'après avoir accepté la remontée des compteurs d'usage ; ce consentement est tracé et peut être retiré à tout moment. Sans lui, le fichier de demande ne contient que l'identité minimale de l'instance.

Droits calculés

Le tableau Droits calculés indique, pour chaque module, l'accès que donnent les licences. Les modules du socle (connexion, utilisateurs, administration, notifications, grilles, temps réel…) sont toujours accessibles. Tant que la page affiche le mode avertissement, rien n'est bloqué : les droits sont seulement calculés et affichés.