Un presupuesto es la propuesta con precios que envías al cliente para una oportunidad: líneas de productos o servicios, descuentos, totales con IVA, condiciones. Se redacta, se aprueba si hace falta, se envía (por correo o a firma electrónica) y después el cliente lo acepta o lo rechaza. Menú: CRM › Presupuestos (dirección: /crm/quotes).
Solo ves los presupuestos que te abren tus roles CRM (los tuyos, los de tu equipo, los de tu división o todos), además de aquellos de cuyo equipo formas parte o que se comparten contigo.
Crear un presupuesto
Un presupuesto se crea desde la ficha de una oportunidad en curso: panel Presupuestos, botón Nuevo presupuesto. Indica:
- el título (se propone el de la oportunidad);
- el contacto destinatario: su dirección y su nombre se proponen al enviar y para la firma;
- la moneda (la de la oportunidad por defecto) y el idioma del documento (el de la instancia por defecto);
- la fecha de validez (vacía: la duración definida por la administración, 30 días por defecto);
- una tarifa impuesta, si no quieres que la tarificación elija la de la cuenta;
- un descuento global, una introducción, unas condiciones (si lo dejas vacío, se usan las condiciones por defecto);
- notas internas: nunca se imprimen ni se envían al cliente;
- el propietario: si lo dejas vacío, el presupuesto pasa al titular de la oportunidad, aunque seas tú quien lo prepara (el pedido y la comisión lo siguen). Si no tienes derecho a asignárselo, el presupuesto se queda contigo.
Marca Copiar las líneas de productos de la oportunidad para partir de las líneas ya introducidas en el negocio.
Cada presupuesto recibe un número (por ejemplo Q2026-00042). El primer presupuesto de una oportunidad es su presupuesto principal (estrella): el importe de la oportunidad sigue el total sin impuestos de ese presupuesto. Excepción: si la oportunidad tiene sus propias líneas de productos, son ellas las que llevan su importe.
Las líneas
En Líneas, tres pestañas:
- Producto del catálogo: elige el producto y la cantidad. Deja el precio vacío para usar el de las tarifas del catálogo para esta cuenta, a fecha de hoy; el IVA, la periodicidad (mensual, anual…) y la duración del compromiso vienen del producto. Un lote muestra los productos que incluye.
- Línea libre: una designación y un precio que escribes (por ejemplo, un servicio puntual).
- Sección: un título para agrupar líneas en el documento.
Cada línea tiene su descuento en porcentaje. Las flechas cambian el orden de las líneas, el lápiz abre la modificación y la papelera elimina la línea. Actualizar los precios del catálogo actualiza las líneas cuyo precio no has escrito.
Bajo las líneas, los totales: subtotal, descuento global, total sin impuestos, IVA (por tipo), total con impuestos y, si hay suscripciones, el valor del compromiso. Si puedes ver los costes del catálogo, también ves el coste y el margen: nunca aparecen en el documento enviado.
Aprobación
Tu administración puede exigir una aprobación a partir de ciertos umbrales: descuento de línea o global demasiado alto, margen demasiado bajo, producto sensible, importe elevado. El panel Aprobación de la ficha te avisa desde la redacción («Este presupuesto requerirá aprobación»), con los motivos.
Cuando el presupuesto esté listo, pulsa Terminar la redacción (o directamente Enviar):
- si no se activa ninguna regla, el presupuesto queda aprobado directamente y listo para enviar;
- si no, pasa a aprobación de tu responsable (o de los administradores del CRM si no tienes, o de un proceso de aprobación si la administración ha elegido uno). Queda bloqueado hasta la decisión; puedes retirar la solicitud para modificarlo.
Quien aprueba decide desde la ficha o desde CRM › Presupuestos › Por aprobar; un rechazo siempre lleva motivo y el presupuesto vuelve a borrador. Modificar un presupuesto aprobado también lo devuelve a borrador: la aprobación se refería al contenido anterior.
Quien aprueba no necesita usar el CRM: un responsable o un director financiero sin acceso al CRM abre el enlace de la notificación (página Por aprobar), ve solo los presupuestos que debe aprobar y decide, sin licencia de CRM: consulta «Aprobar un presupuesto».
Enviar el presupuesto
El botón PDF descarga el documento (en el idioma del presupuesto, con los colores de tu instancia). El panel Enviar al cliente:
- Destinatarios: una o varias direcciones separadas por comas (se propone la del contacto); el PDF va adjunto al correo.
- Mensaje: tu texto, que sustituye al mensaje por defecto.
- Solicitar la firma electrónica (si tu administración la ha configurado): indica el firmante; recibe una invitación para firmar en línea. Puedes enviar a la vez el correo con el PDF o solo la invitación.
El presupuesto pasa a Enviado. Se guarda el PDF enviado: es el que devuelve después el botón PDF.
Modificar un presupuesto enviado: las versiones
Un presupuesto enviado ya no se modifica. Pulsa Nueva versión: se crea una versión 2 con las mismas líneas, en borrador; la anterior queda sustituida (la encuentras en el panel Versiones). Si había una firma electrónica pendiente, se cancela. Descartar esta versión elimina la revisión y vuelve a activar la versión anterior.
Respuesta del cliente
- Firma electrónica: en cuanto el cliente firma, el presupuesto pasa solo a Aceptado y se guarda el documento firmado. Si lo rechaza, pasa a Rechazado.
- Aceptación manual: en el panel Respuesta del cliente, indica quién firmó, la fecha y adjunta el documento firmado (obligatorio cuando el módulo Archivos está activo) y pulsa Registrar la aceptación.
- Rechazo: indica el motivo y pulsa Rechazado por el cliente.
Un presupuesto aceptado pasa a ser el presupuesto principal y su oportunidad pasa a ganada con su importe (ajuste de la administración). Si la oportunidad no puede cerrarse automáticamente (motivo de ganancia o campo obligatorio), un mensaje te avisa: ciérrala desde su ficha.
Encontrar los presupuestos
La lista CRM › Presupuestos se filtra por título o número, estado, propietario, presupuestos caducados (enviados y con la validez vencida) y todas las versiones. Las fichas de oportunidad y de cuenta tienen un panel Presupuestos.
Un presupuesto que nunca se ha enviado puede eliminarse; un presupuesto enviado se conserva (se revisa o se deja rechazado). Una oportunidad con presupuestos, o un producto que figura en un presupuesto, no se puede eliminar.