Territorios

Reservado a los Administradores y a los Administradores del CRM. Menú: CRM › Administración del CRM › Territorios (dirección: /crm/admin/territories).

Un territorio agrupa cuentas según un reparto comercial: una zona geográfica, un sector, un tamaño de empresa o cualquier otro criterio. Los territorios forman un árbol (por ejemplo Europa › Francia › Île-de-France).

Qué da un territorio

• Los miembros de un territorio ven sus cuentas. Según el ajuste del territorio, también pueden modificarlas y ver o modificar sus oportunidades.
• Un responsable del territorio (rol indicado en la tarjeta Miembros) ve además todo lo que cubren los subterritorios.
• Un responsable jerárquico ve lo que ven las personas de su equipo: los territorios de sus colaboradores también se le abren.
• Este acceso se suma al de los roles de seguridad; nunca quita nada. No permite eliminar, reasignar, exportar ni compartir: esas acciones siguen siendo las del rol.
• Un territorio inactivo ya no abre nada, ni sus subterritorios para sus responsables.

Crear un territorio

En la lista, Nuevo territorio: nombre, código opcional y territorio padre. Después se abre la ficha del territorio.

Ajustes de la ficha:

• Acceso a las cuentas: lectura, o lectura y modificación.
• Acceso a las oportunidades: ninguno, lectura, o lectura y modificación.
• Asignar los prospectos del territorio y Destinatario de los prospectos: mira más abajo.
• Orden: orden de visualización entre los territorios del mismo nivel.

Reglas

Una cuenta entra en el territorio cuando cumple todas sus reglas. Cada regla compara un campo de la cuenta:

Se ignoran las mayúsculas, los acentos y los espacios. Una cuenta sin valor en el campo de una regla nunca la cumple, ni siquiera «no es ninguno de los valores». Un campo personalizado de tipo fecha o referencia no puede usarse en una regla; un campo numérico se compara con «como mínimo» o «como máximo». Separa varios valores con comas. Escribe los números con punto, sin separador de miles.

Un territorio sin reglas solo contiene cuentas asignadas a mano.

Vista previa de las cuentas muestra, sin guardar nada, cuántas cuentas cumplen las reglas introducidas y las primeras de ellas.

Después de guardar, la colocación de las cuentas se recalcula automáticamente en cinco minutos. El botón Recalcular ahora de la lista lo hace en el momento. Una cuenta cuya dirección, sector o tamaño cambia se vuelve a colocar del mismo modo.

Asignar una cuenta a mano

En la ficha del territorio, tarjeta Cuentas: busca la cuenta y pulsa Asignar.

Solo puedes asignar una cuenta a un territorio activo. La asignación manual tiene prioridad: la cuenta sale enseguida de los territorios donde solo las reglas la habían colocado, y las reglas ya no la mueven. La cruz junto a una cuenta «Manual» quita la asignación; las reglas la vuelven a colocar de inmediato.

Miembros

Tarjeta Miembros: elige una persona y su rol, Miembro o Responsable. El rol se cambia directamente en la lista.

Asignación de los prospectos

Cuando se capta un prospecto, los territorios pasan antes que las reglas de asignación de prospectos:

1. Se buscan los territorios activos, con la asignación de prospectos activada, cuyas reglas cumple el prospecto (país, código postal, ciudad, sector, plantilla).
2. Gana el más profundo del árbol y, después, el orden de visualización.
3. El prospecto va al destinatario de los prospectos del territorio; si no, a su primer responsable; si no, a su primer miembro.

Una regla sobre la región o sobre un campo personalizado de cuenta no retiene ningún prospecto: un prospecto no tiene esa información.

Registro de reasignaciones

Registro de reasignaciones (desde la lista, o Todo el registro desde la ficha): cada entrada o salida de una cuenta, con su origen (regla o manual), su motivo (reglas modificadas, cuenta modificada, asignación manual, recálculo solicitado, territorio eliminado), la fecha y el autor.

En la ficha de una cuenta

La tarjeta Territorios de la ficha de la cuenta muestra los territorios de la cuenta, con su ruta en el árbol. No aparece mientras no exista ningún territorio.

Lo que ven el comercial y el responsable

Ni el comercial ni su responsable abren esta pantalla: ven el efecto de los territorios en su trabajo diario.

• Cuentas y oportunidades: un miembro encuentra las cuentas de sus territorios en el CRM, además de las que le abren sus roles. Puede modificarlas si el territorio da lectura y modificación. También ve sus oportunidades, o las modifica, según el Acceso a las oportunidades del territorio.
• Nada más: el territorio no abre ni los contactos, ni los presupuestos, ni los pedidos, ni las actividades de esas cuentas, que siguen los roles. Eliminar, reasignar, exportar y compartir siguen siendo también derechos del rol.
• Responsable del territorio y responsable jerárquico: un responsable del territorio ve además las cuentas de sus subterritorios activos. Un responsable jerárquico con al menos un rol CRM ve los territorios de las personas a su cargo, igual que ya ve lo que ellas ven; sus subordinados funcionales solo cuentan si uno de sus roles tiene Contar también los subordinados funcionales.
• Ficha de cuenta: la tarjeta Territorios muestra el camino de cada territorio de la cuenta (por ejemplo Europa › Francia › Île-de-France). La página Mi acceso al CRM no lista los territorios.
• Prospectos: un prospecto asignado por un territorio (consulta Asignación de los prospectos más arriba) recibe el plazo de atención del ajuste general. Pasado el plazo, se avisa a su propietario, pero el prospecto no se reasigna automáticamente: solo lo prevé una regla de asignación de prospectos.
• Plazos: hacerse miembro o responsable de un territorio, o dejar de serlo, surte efecto de inmediato; una asignación manual también. Una cuenta colocada por las reglas, o cuya dirección, sector o tamaño cambia, entra en el territorio o sale de él en el siguiente recálculo, en los cinco minutos siguientes; Recalcular ahora lo hace en el acto.

Eliminar un territorio

Un territorio que tiene subterritorios no se elimina: muévelos o elimínalos primero. Al eliminarlo, sus cuentas salen de él (registro), y las que solo estaban asignadas allí a mano vuelven a colocarse por las reglas.