Un pedido es el compromiso firme del cliente: nace de un presupuesto aceptado. Lo encuentras en CRM › Pedidos (dirección: /crm/orders), en el panel «Pedidos» de las fichas de oportunidad y de cuenta, y en la ficha del presupuesto aceptado.
Crear un pedido
- Automáticamente: cuando se acepta un presupuesto (firma electrónica o aceptación registrada a mano), se crea su pedido y empieza el traspaso. La administración puede desactivarlo.
- A mano: en la ficha del presupuesto aceptado, indica el número de pedido del cliente si lo tienes y haz clic en Crear el pedido.
Un presupuesto solo tiene un pedido. Sus líneas, descuentos, totales y condiciones se copian y quedan fijados: una nueva versión del presupuesto ya no cambia el pedido. El número (SO2026-00042) se forma con un prefijo, el año y un contador.
La ficha del pedido
- Líneas: la copia del presupuesto, con las líneas recurrentes (mensuales, trimestrales…) y su compromiso, y los productos vinculados a un artículo de stock.
- Calendario de facturación y facturas: el primer vencimiento, en la fecha del pedido, agrupa las líneas únicas y el primer periodo de las líneas recurrentes. Los periodos siguientes caen cada mes, trimestre o año hasta el fin del compromiso: tantos periodos enteros como en el valor del contrato del presupuesto (13 meses trimestrales = 4 trimestres). Una línea sin compromiso se factura mientras dure la suscripción: el calendario se prolonga un año cada vez, un mes antes de su fin. Los importes se redondean a los decimales de la moneda, y cada factura suma exactamente su vencimiento. Un periodo de importe 0 (línea gratuita) no crea vencimiento. Cada vencimiento se envía a facturación en su fecha; el número y la fecha de la factura aparecen cuando se emite. Si facturación rechaza un vencimiento, se muestra el error y se reintenta más tarde (1 hora, luego el doble tras cada fallo, siete días como máximo), sin retrasar los demás vencimientos. Facturar ahora adelanta un vencimiento previsto.
- Traspaso: el registro de las acciones lanzadas para el pedido, con su resultado. Una acción fallida se vuelve a lanzar con Reintentar.
- Suscripciones: cada línea recurrente seguida como una suscripción, con su fecha de renovación.
- Margen real (si tienes derecho a ver los costes): el precio de venta comparado con el coste real conocido. Artículos de stock: último precio de compra, si no el coste previsto en el presupuesto. Servicios: el tiempo dedicado al proyecto sustituye su coste previsto (no se suma a él), si no el coste previsto. El margen queda desconocido cuando una línea facturada no tiene coste (introduce un coste, 0 si no lo hay) o cuando un coste no se puede convertir a la moneda del pedido: un mensaje lo indica.
El traspaso
Según los ajustes de la administración, un pedido desencadena:
| Acción | Qué pasa |
|---|---|
| Facturación | Los vencimientos llegados se solicitan al módulo de facturación, una sola vez cada uno. |
| Proyecto | Se crea un proyecto cuando un producto vendido coincide con una regla de proyecto. El enlace al proyecto aparece en el registro. |
| Stock y compras | Se reservan los artículos de stock vendidos. Si faltan, sale una propuesta de reabastecimiento hacia compras. |
| Contrato de soporte | Las horas de soporte vendidas se añaden al contrato de soporte del cliente, o se crea un contrato. |
| Suscripciones | Las líneas recurrentes se convierten en suscripciones seguidas hasta su renovación. |
| Contrato de cliente | Si el administrador lo ha activado: se crea un contrato de cliente (módulo Gestión de contratos) para las líneas recurrentes, con su vencimiento, su renovación y su importe recurrente; las suscripciones del pedido se vinculan a él y su renovación se sigue en el contrato. |
Una acción cuyo módulo no está activado se marca «No aplica». Una acción realizada con éxito nunca se repite, aunque vuelvas a lanzar el traspaso.
Seguir el pedido
- N.º de pedido del cliente y notas internas: en el recuadro «Seguimiento».
- Pago: cuando facturación sigue los cobros, no tienes nada que registrar. Cada vencimiento muestra «Cobrada el …» en cuanto su factura está saldada (por cobros, una rectificativa o ambos), y el pedido pasa a cobrado solo cuando lo están todos sus vencimientos, en la fecha del último cobro. Las facturas rectificativas emitidas sobre una factura se muestran bajo el vencimiento. Sin este seguimiento (sin módulo de facturación, o pedido facturado fuera de Portail ZAPP), registra la fecha del pago cuando todos los vencimientos estén facturados.
- Terminar el pedido: cuando todo esté entregado y facturado. Las reservas de stock del pedido se consumen entonces: ya no retienen disponible.
- Cancelar el pedido: con un motivo. Se cancelan los vencimientos no facturados, se liberan las reservas de stock y se detienen las suscripciones. La cancelación se rechaza en cuanto una factura está emitida o en curso de emisión: haz que la anulen en facturación.
- Reasignar: cambiar el propietario del pedido.
¿Quién ve qué?
Los pedidos siguen la compartimentación del CRM, como los presupuestos: ves los pedidos que te abre tu rol (los tuyos, los de tu equipo, los de tu división o todos). El margen real solo es visible con el derecho a ver los costes del catálogo.