Fusionar dos cuentas o dos contactos
Desde la ficha del registro que quieres conservar, haz clic en Fusionar, busca el duplicado y luego Comparar. La tabla pone los dos registros uno al lado del otro; para cada campo que difiere, elige el valor que se conserva. Un campo vacío en un lado toma el valor del otro.
Fusionar traslada al registro conservado:
- para una cuenta: las filiales, los contactos de la organización absorbida, los roles de los contactos;
- para un contacto: las organizaciones (la principal del registro conservado sigue siéndolo), los roles, el historial de consentimientos;
- en ambos casos: el equipo del registro, las comparticiones, los campos personalizados que faltan y los elementos de otras funciones (actividades, oportunidades…).
En los demás módulos, una fusión de cuentas también traslada los contratos de cliente y los contratos de soporte a la organización conservada. Las facturas y rectificativas ya emitidas siguen a nombre de la organización absorbida, tal como se facturaron, con un vínculo hacia la organización conservada: aparecen en su cronología. Los documentos aún por emitir pasan a la organización conservada, salvo una rectificativa, que sigue a su factura. Estos traslados se hacen justo después de la fusión, una vez guardada: una fusión que falla no toca nada en estos módulos. Si las dos organizaciones tienen cada una un contrato de soporte activo, el de la absorbida se queda con ella: regularízalo a mano.
Después se elimina el registro absorbido; para una cuenta, su organización se desactiva (nunca se elimina: otros módulos pueden citarla). Necesitas poder modificar el registro conservado y eliminar el absorbido. La fusión es irreversible. Se rechaza una fusión de cuentas que haría de una cuenta la filial de una de sus propias filiales (por la matriz elegida o por las filiales transferidas): elige otra matriz, o fusiona en el otro sentido.
Importar cuentas o contactos
Botón Importar de la lista de cuentas o de contactos.
- Archivo: CSV (separado por punto y coma, coma o tabulación, UTF-8) o Excel (.xlsx, primera hoja), hasta 10 000 filas y 10 MB. La primera fila lleva los encabezados.
- Correspondencia de columnas: para cada columna del archivo, elige el campo del CRM, o Ignorar. Se propone una correspondencia según los encabezados («Empresa», «NIF», «Nombre de pila», «Correo»… en español, francés o inglés). El nombre es obligatorio. También se proponen los campos personalizados.
- Duplicados: para una fila que se parece a un registro existente, elige omitirla (recomendado), actualizar el registro encontrado con las columnas rellenadas, o crearla de todos modos (salvo criterio bloqueante).
- Informe: el número de creaciones, actualizaciones, filas omitidas y errores, y luego el detalle fila por fila con el motivo.
Para una cuenta, la columna Código de la organización vincula la fila a una organización existente con ese código; si no, se crea la organización. Para un contacto, Código de la organización u Organización (nombre) indican su organización principal. Una matriz u organización indicada por su nombre debe llevar exactamente ese nombre (mayúsculas, acentos y forma jurídica no cuentan); si varias cuentas llevan ese nombre, la fila se rechaza: usa el código de la organización. Propietario (correo) indica el propietario por su dirección.
Cada fila pasa por los mismos controles que una entrada en pantalla (derechos, duplicados, formatos, historial). Un mismo archivo solo se importa una vez, incluso tras un doble clic. El archivo subido se elimina como muy tarde un día después, importado o no; el informe conservado no guarda nombres ni datos de contacto.
Exportar
Los botones Excel y CSV de las listas exportan los registros filtrados que tienes derecho a exportar, con los campos personalizados (columnas cf.<code>). El CSV usa punto y coma y UTF-8. Una celda que empieza por =, +, - o @ va precedida de un apóstrofo, para que una hoja de cálculo nunca la ejecute como fórmula.