Gestionar las licencias de la instancia

La página Licencias (/licensing, menú Administración, administradores) muestra la identidad de la instancia, las licencias importadas y los derechos que otorgan a cada módulo de Portail ZAPP.

Identidad de la instancia

Cada instalación recibe, al configurarse, un identificador de instancia y una clave de instancia. No cambian nunca, ni siquiera tras una actualización. Una licencia siempre está vinculada a un identificador de instancia: copiada en otra instalación, se rechaza.

Si la página indica una identidad en conflicto, la base de datos procede de otra instancia (por ejemplo, una base de producción restaurada en un servidor de pruebas). Las licencias no se aplican. Elige:

Esta instalación es una nueva instancia: se crea un nuevo identificador; las licencias de la otra instancia se retiran y habrá que solicitar nuevas;
He trasladado la instancia: la instalación conserva su identificador (cambio de servidor).

Identificador de cliente y modo de sincronización

Introduce el identificador de cliente indicado en tu contrato (por ejemplo CLI-00042) y, si lo tienes, el código de activación.

El modo de sincronización indica cómo llegan las licencias: automático (recuperación desde el soporte) o manual (intercambio de archivos, sin ninguna conexión saliente).

Sincronización en línea

En modo automático, la instancia se comunica directamente con el servidor de soporte, si el proveedor de alojamiento ha configurado su dirección:

En cuanto se guarda el identificador de cliente, la instancia se registra ante el soporte. Queda pendiente hasta su validación: inmediata con un código de activación, o por un operador del soporte.
Una vez vinculada, consulta al soporte una vez al día. Las nuevas licencias y las revocaciones llegan solas, sin archivo que importar.
El botón Sincronizar ahora consulta al soporte sin esperar.

La tarjeta Sincronización en línea muestra el estado de la vinculación, el último intercambio, el siguiente y el último error, si lo hay. Una avería del soporte o de la red no bloquea nada: el intento se repite automáticamente más tarde.

Si aparece una alerta Clon sospechado, el soporte ha visto otra instalación usar el mismo identificador de instancia (por ejemplo, una copia de máquina virtual). Las licencias siguen aplicadas; contacta con el soporte.

Con el envío de los contadores de uso aceptado, cada intercambio transmite el mismo contenido que el informe de uso. El último informe preparado para el soporte puede consultarse en la página.

Entorno fuera de producción

Una instancia de desarrollo, de pruebas o de evaluación se reconoce a primera vista:

se muestra una franja naranja en la parte superior de cada página, por ejemplo «QA — entorno fuera de producción»;
el título de la pestaña lleva el prefijo [QA];
el asunto de todos los correos y el título de todas las notificaciones también lo llevan.

El tipo de entorno procede de las licencias:

evaluación: instalación nueva sin licencia;
fuera de producción: licencias válidas, pero ninguna de tipo Producción;
producción: no se muestra nada.

El campo Nombre del entorno solo define la etiqueta mostrada, por ejemplo «DEV», «QA» o «Pruebas». No cambia el tipo. Si se deja vacío, la etiqueta es «Fuera de producción».

Importar un archivo de licencia

El soporte te entrega un archivo .wblic. Haz clic en Importar un archivo de licencia y selecciónalo. El informe indica, para cada licencia, si se ha añadido, sustituido, ignorado (ya presente o más antigua) o rechazado, con el motivo (otra instancia, firma no válida, otro producto…). Volver a importar el mismo archivo no tiene efecto.

Solicitar una licencia: el archivo de solicitud

En modo manual, descarga el archivo de solicitud (.wbreq) y envíalo al soporte. Su contenido exacto se muestra en claro en la página antes de la descarga; el archivo está firmado por la instancia y luego cifrado, legible solo por el soporte.

Puestos de usuarios nominales

Algunas licencias limitan el número de personas que pueden usar un módulo, por ejemplo 25 puestos agent para el Service Desk. El botón Puestos de la página Licencias abre la página de asignación:

cada pestaña lleva el nombre del grupo indicado en tu contrato o, si no lo hay, los módulos que cubre («Service Desk»…), con su código en pequeño debajo; un grupo que ya no figura en ninguna licencia aparece como retirado;
cada grupo muestra su cuota (la suma de las licencias que lo incluyen), los puestos usados y restantes, y la parte aportada por cada licencia;
busca a una persona («elodie» encuentra «Élodie») y haz clic en Asignar, o asigna de una vez a los miembros de un grupo o a los usuarios activos sin puesto, siempre dentro de la cuota;
Retirar libera el puesto, que puede reasignarse de inmediato;
un usuario desactivado o eliminado libera automáticamente su puesto;
las cuentas de servicio (usuarios en cuyo nombre actúa una clave de API) se señalan: sus claves usan su puesto, no uno más.

Mientras la página Licencias muestre el modo de aviso, un usuario sin puesto no se bloquea; en modo Enforce, sí (ver más abajo).

¿Quién necesita un puesto? Solo los agentes (back office del Service Desk) y las personas que validan o realizan solicitudes del catálogo. Los solicitantes nunca consumen uno: crean y siguen sus tickets en el portal, piden en el catálogo, siguen «Mis solicitudes», leen la base de conocimientos y responden a las encuestas sin puesto. En el CRM, el puesto corresponde a quienes trabajan en él: comerciales, responsables y administradores del CRM, gestores del catálogo y cualquier persona con un rol CRM. Nómina (grupo CRM_PAYROLL) consulta y paga las comisiones sin puesto, un validador decide sobre un presupuesto pendiente de aprobación sin puesto, y un agente del Service Desk sin rol CRM abre sus tickets sin puesto CRM: el recuadro «Cliente» no aparece entonces. Por eso la lista de usuarios activos sin puesto solo muestra agentes, personas que trabajan en las solicitudes y usuarios del CRM.

Una licencia puede hacer que el puesto de agente cubra el trabajo en las solicitudes: un agente del Service Desk valida entonces las solicitudes sin ocupar un puesto en el grupo reservado a los validadores (la asignación ahí se rechaza con un mensaje).

Niveles de un módulo. Un módulo puede venderse en varios niveles, por ejemplo el CRM en Esencial y Avanzado. Cada nivel es un grupo de puestos: el grupo muestra sus opciones del nivel (secuencias, previsiones, comisiones…), concedidas solo a sus titulares. Puedes mezclar niveles: tres comerciales en Avanzado, diez en Esencial. Una persona nunca tiene más de un puesto para un mismo módulo:

para subir a alguien de nivel, abre la pestaña del nivel superior y haz clic en Asignar: su puesto anterior se libera en la misma operación;
para bajarlo, elige el nivel en la lista de titulares y haz clic en Mover;
las asignaciones en bloque (grupo, usuarios sin puesto) nunca cambian el nivel de alguien que ya tiene un puesto.

Una persona del nivel inferior no ve las pantallas de las opciones que no tiene. Sus datos se conservan: no se elimina nada cuando cambia de nivel.

Licencia caducada, evaluación y alertas

Mientras la página Licencias muestre el modo de aviso, no se bloquea nada. En modo Enforce (impuesto por tus licencias, o por defecto en una instalación nueva):

Evaluación: una instalación nueva sin licencia puede usar todos sus módulos durante 30 días. Después, pasan a solo lectura hasta que se importe una licencia.
Licencia caducada: todo sigue funcionando durante 30 días de gracia. Después, sus módulos pasan a solo lectura: las páginas siguen consultables, con el aviso «Licencia caducada — solo lectura», las exportaciones siguen permitidas, pero se rechazan las modificaciones. Una licencia revocada pasa a solo lectura de inmediato.
Tareas en segundo plano: un módulo en solo lectura o sin licencia deja de ejecutar cualquier tarea en segundo plano. Sus tareas programadas aparecen como «omitidas» en el historial del planificador, su buzón deja de consultarse y sus Outposts dejan de recopilar. No se pierde nada de lo que está pendiente: los correos siguen sin leer, las decisiones de aprobación y los eventos recibidos siguen en cola, y todo se reanuda en cuanto se importa una licencia válida.
Módulo sin licencia: desaparece del menú.
Puestos: un usuario sin puesto no puede abrir los módulos con puesto. Si la cuota baja, los últimos asignados de más pierden el acceso 30 días después (sus datos permanecen).
Límites: por encima de un límite bloqueante, se rechaza la creación (ticket, elemento de configuración, Outpost); lo existente permanece. Para los contactos de marketing del CRM, se rechaza añadir miembros a una campaña vinculada al proveedor de emailing, sincronizarla o reabrirla cuando nuevas direcciones superarían el tramo; una sincronización rechazada envía igualmente las bajas (cancelaciones de suscripción, borrados), los miembros ya enviados permanecen y la campaña continúa. Un envío no se bloquea: sale hacia los miembros ya enviados y la ficha de la campaña indica cuántos no se han enviado. Un miembro retirado de una campaña, o una campaña eliminada, sigue contando hasta que su baja se transmite al proveedor. El mensaje de rechazo invita a pasar al tramo superior.

Antes de pasar al modo Enforce, la página Licencias indica cuántos usuarios perderían el acceso por falta de puesto.

Banda de exceso: cuando un pool de puestos supera su cuota, o un límite de uso supera su máximo, una banda naranja lo indica en la parte superior de las páginas de los únicos módulos afectados (un exceso de puestos del Service Desk no aparece en la CMDB). Solo la ven los usuarios con acceso a la página Licencias. Indica los puestos asignados y la cuota (o el valor y el máximo), la fecha en la que los últimos asignados perderán el acceso en modo Enforce, o que la creación se rechaza para un límite bloqueante, con un enlace a Puestos o Licencias. Desaparece en cuanto se retira un puesto y se respeta la cuota.

Los administradores reciben alertas diarias, una sola vez por etapa: fin de la evaluación, vencimiento del contrato (D-60, D-30, D-7), licencia en gracia, caducada o revocada, cuota de puestos, límite superado, pérdida de contacto con el soporte, reloj incoherente, etc. El widget Licencias del panel resume el estado.

Intercambio por correo

Para una red sin acceso al servidor de soporte pero con correo electrónico, o como respaldo, la tarjeta Intercambio por correo envía los mismos archivos por correo. La opción está desactivada por defecto. Funciona tanto en modo automático como manual.

Marca Activar el intercambio por correo e introduce la dirección del buzón del soporte.
Enviar la solicitud por correo y Enviar el informe de uso envían el archivo cifrado como adjunto. También puedes elegir un informe de uso periódico (cada semana o cada 30 días), que se envía automáticamente.
Para recibir las licencias, crea un buzón en Buzones de correo con el gestor licensing y activa la recogida de buzones en el planificador. Cada archivo .wblic recibido se importa y los administradores reciben el resultado.

Solo se aplican las licencias firmadas por el soporte y emitidas para esta instancia, sea cual sea el remitente. Los adjuntos demasiado numerosos, demasiado grandes o de otro tipo se rechazan sin abrirse.

Servicios proporcionados por el editor y créditos prepago

Si tu instancia está alojada por el editor, tu licencia puede incluir la IA y el envío de SMS del editor, con paquetes prepago (tokens de IA, SMS). Cada paquete que compras llega con la licencia, en línea o por archivo, y solo se acredita una vez.

El crédito restante se muestra en Administración › Consumo, en la pantalla IA y en la pestaña SMS de la configuración de notificaciones. Los administradores reciben un aviso (notificación y correo) cuando baja del 20, 10 y 5 %, y luego cuando se agota (umbrales ajustables en la pantalla Consumo). El mensaje indica el crédito afectado, el saldo restante, lo que se detiene al agotarse y cómo evitarlo: pedir una recarga al editor o pasar a tu propia IA o cuenta SMS. Si se cruzan varios umbrales a la vez, se envía un solo mensaje, el del umbral alcanzado, como mucho un minuto después.
Crédito agotado: el asistente de IA indica que el crédito prepago está agotado y los SMS no urgentes dejan de enviarse. La búsqueda en la base de conocimientos y los códigos de inicio de sesión por SMS siguen funcionando. En cuanto recibes un nuevo paquete, todo se reanuda, sin reiniciar.
Puedes usar tu propia IA o tu propia cuenta de SMS en cualquier momento: elígelas en la pantalla correspondiente. El descuento se detiene y tu crédito restante se conserva.
Los ajustes de la IA y de la cuenta de SMS del editor nunca se muestran. Para proteger estas credenciales, las herramientas de desarrollo y la ejecución de scripts en el servidor están desactivadas en una instancia alojada.

Informe de uso y consentimiento

El informe de uso (.wbusage) contiene contadores: módulos instalados y con licencia, puestos y métricas de los módulos con licencia (Outposts activos, elementos de configuración, tickets creados en 30 días, usuarios del CRM, contactos de marketing del CRM). Nunca contiene nombres, direcciones de correo, identificadores de usuario ni contenido de negocio. Solo está disponible tras aceptar el envío de los contadores de uso; este consentimiento queda registrado y puede retirarse en cualquier momento. Sin él, el archivo de solicitud solo contiene la identidad mínima de la instancia.

Derechos calculados

La tabla Derechos calculados indica, para cada módulo, el acceso que otorgan las licencias. Los módulos básicos (conexión, usuarios, administración, notificaciones, cuadrículas, tiempo real…) siempre están disponibles. Mientras la página muestre el modo de aviso, no se bloquea nada: los derechos solo se calculan y se muestran.